Unternehmen aller Art arbeiten mit sensiblen Daten. Lückenlose Sicherheit ist hier verpflichtend. Ganz besonders, wenn es um die Daten von Kunden geht, müssen unbefugte Zugriffe von externer Seite verhindert werden. Aber welche Lösungsansätze gibt es und wie lassen sich Effizienz und Schutz auch wirklich umsetzen?
Der Markt bietet unterschiedliche Systeme, die sich vor allem im Hinblick auf ihre Komplexität und Funktionalität unterscheiden.
Kundendaten optimal verwalten – ohne CRM kaum realisierbar
Nicht nur aus sicherheitstechnischen Gründen ist ein CRM-System heute in den meisten Unternehmen unverzichtbar. Damit lassen sich Kundendaten an einem zentralen Ort verwalten, sodass ein besserer Überblick über Verhaltensweisen, Wünsche und Bedürfnisse des Kunden ermöglicht wird. Eine kostenlose Kundendatenbank-Software erspart zunächst hohe Ausgaben, bietet gleichzeitig aber bereits ein hohes Maß an Funktionalität und Sicherheit gegenüber mehr oder weniger manuellen Alternativen.
Aber was ist eine Kundendatenbank-Software und wie funktioniert sie? Das sogenannte Customer-Relationship-Management liefert einen zentralen Überblick, wie Kunden mit dem Unternehmen interagieren. Wer hat eine Bestellung getätigt, welche Spezifikationen wurden dabei verwendet?
Die Software kann analysieren, welche weiteren Angebote für einen bestimmten Kunden relevant sein könnten, und welche Werbeeinblendungen eine hohe Chance auf Erfolg haben. Die Kundendatenbank-Software speichert Daten, Vorgänge und bietet so die Möglichkeit, Aktionen optimal auf die Bedürfnisse des Kunden auszurichten.
Sicherheit und Effizienz mittels Kundendatenbank-Software
In einer Studie gaben gerade einmal 65,3 % der Befragten an, dass sie sich von einem kritischen IT-Ausfall und/oder einem Datenverlust im Unternehmen vollständig erholen konnten. Dem entgegen steht also, dass 34,7 % anhaltende oder langfristige Probleme hatten. Zudem gaben 7,1 % an, dass die Verluste von Daten dauerhaft anhielten. Ein Faktor, der gerade junge und wenig finanzstarke Betriebe die Existenz kosten kann.
Bei der Verwaltung von Daten geht es also nicht nur darum, marketingtechnisch zu denken und Beziehungen zum Kunden optimal zu gestalten. Es ist ein unverzichtbares Ziel, Sicherheit zu gewährleisten und Vertrauen zu stärken. Kundendatenbank-Software werden heute mit vielfältigen Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet und am Markt angeboten. Daten werden dabei zentral in einer sicheren Umgebung gespeichert; es braucht dazu keine Server im Unternehmen selbst.
Der klare Vorteil ist, dass sich der Betrieb nicht nur auf die eigene IT-Kompetenz verlassen muss. Anbieter von Kundendatenbank-Software stellen über verschiedene Schutzmaßnahmen sicher, dass sie optimale Sicherheit gewähren. Wichtig dabei ist allerdings, dass die Vorschriften der DSGVO umgesetzt und eingehalten werden. Zu den wichtigsten implementierten Schutzsysteme, mit denen Daten vor Zugriffen Dritter geschützt werden, gehören:
- Bereitstellung von SSL: Lead-Daten und Inhalte werden mit einem SSL-Zertifikat geschützt. Kunden erkennen diese Zusatzmaßnahme und bauen so automatisch mehr Vertrauen auf.
- Zwei-Wege-Authentifizierung: Die Möglichkeit 2FA zu aktivieren, stellt sicher, dass sich Kunden nur nach einer Bestätigung über ein Zweitgerät einloggen und ihre Daten verwalten können.
- Domain-Einstellungen: Das IT-Team des Unternehmens hat jederzeit Zugriff auf die in der Kundendatenbank gehosteten Daten und ist für die Steuerung des Zugangs verantwortlich.
- Zugriffsbeschränkungen: Über eine Kundendatenbank-Software besteht die Möglichkeit, einzelne Inhalte zu verbergen und den Zugriff auf Websites nur nach Passworteingabe zu ermöglichen. Der Kunde wird im System erfasst und kann sich dann immer wieder einloggen.
Alternativen zum Kundendatenbank-System – Verwaltung mit Hindernissen
Nichts ist im Umgang mit Daten wichtiger als ein hohes Maß an Sicherheit und damit mehr Vertrauen durch die Kundschaft. Wer heute nicht mit einem CRM arbeitet, ist gezwungen, die Daten manuell zu verwalten. Das erhöht die Angriffsfläche. Wird die IT-Infrastruktur des Unternehmens attackiert, besteht die Gefahr einer Kompromittierung.
Zu den Speicher- und Verwaltungsoptionen gehören insbesondere in kleineren Betrieben oftmals noch physische Dateien oder Excel-Tabellen. Nicht nur der Zeitaufwand ist hier unvergleichlich höher, auch die Gefahr des Datenverlustes steigt deutlich. Hinzu kommt, dass eine Verwaltung der Datensätze und letztlich auch die Analyse und Nutzung schwergängig ist. Es fehlen vor allem die automatisierten Funktionen, die eine Kundendatenbank-Software mitbringt.
Auf der anderen Seite der Bandbreite steht das sogenannte Enterprise-Resource-Planning. ERP-Systeme kommen im Handel häufig zum Einsatz. Sie sind hochfunktionell, lohnen sich aber nur für große Unternehmen. Problematisch daran ist, dass diese Systeme nicht nur komplex sind und fähige IT-ler für die Verwaltung benötigen, sondern sie sind in der Regel auch teuer. Zwar bietet sie selbstverständlich auch das nötige Maß an Sicherheit, in einem kleinen Betrieb ist deren Anwendung allerdings meist überdimensioniert.
Eine reine Kontaktmanagement-Software bietet gute Ansätze, ist aber nicht so umfangreich wie ein CRM. Hier werden ausschließlich Kontaktinformationen gespeichert, allerdings müssen Nutzer auf eine Kundenhistorie in der Regel verzichten. Das wiederum erschwert die umfangreiche Analyse und damit die optimale Nutzung der Kundendaten.
Für alle Arten der Datenverwaltung: Sicherheit steht an erster Stelle
Die Angst vor ungewollten Datendiebstählen ist real, und daher ist es eine der wichtigsten Unternehmensaufgaben, diese Gefahr zu minimieren. Entscheidend ist neben der für das eigenen Unternehmen passenden Funktionalität zunächst die Auswahl eines Systems, das den optimalen Datenschutz gewährleistet. Das allein reicht aber nicht aus. Fehler und Datenlecks basieren nicht ausschließlich auf Cyberangriffen.
Oft sind Unternehmen selbst oder einzelne Mitarbeiter für Probleme verantwortlich, beispielsweise durch fehlende Sorgfalt beim Datenaustausch. Es ist daher von hoher Wichtigkeit, den Zugriff auf die sensiblen Datenbereiche so weit wie möglich einzuschränken. Wer nicht im Kundenmanagement des Unternehmens arbeitet, muss die Kaufhistorie nicht einsehen oder die Kontaktdaten abrufen können.
Mitarbeiter, die Zugriff auf diese Daten haben, profitieren von Schulungen bezüglich der Schutzbedürftigkeit. Programme und Softwares stellen sicher, dass Zugriffsberechtigungen entsprechend der Notwendigkeit erteilt werden können. Aufklärung, Zugriffsbeschränkungen und die Nutzung von qualitativ hochwertiger Software bilden die Trias, die effektiv zum Datenschutz beiträgt.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass die DSGVO nicht nur innerhalb Deutschlands, sondern auch im Rest Europas gilt und entsprechend umgesetzt werden muss. Per Excel-Tabelle ist das schwierig. Mittels einer automatisierten Software werden Compliance-Richtlinien und DSGVO-Vorschriften deutlich leichter zu implementieren und zu überwachen.
Fazit: Datensicherheit und Effizienz funktioniert nicht mehr mit alten Methoden
In Zeiten, als die Kunden- und Bestelldaten noch in Aktenordnern abgelegt waren, die reihenweise die Regale von Betrieben füllten, war die Sicherheitsfrage vergleichsweise nebensächlich. Hacker brechen nicht nachts durch unverriegelte Fenster ein. Mit der Digitalisierung hat sich das grundlegend verändert. Die Gefahren sind gestiegen, seit sensible Daten als das „Gold der Internetbranche“ gelten.
Entsprechend wichtig ist es jetzt, den Zugriff unbefugter Dritter auf Kundendaten zu verhindern. Veraltete Methoden wie die Verwaltung von Kundendaten mittels Standard-Excel-Tabelle auf einem minimal geschützten Computer sind nicht mehr zeitgemäß. Selbst kleine Unternehmen müssen umdenken, denn auch sie geraten vermehrt ins Visier der Hacker. Deren erfolgreiche Einbrüche gilt es zu verhindern.
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