Die digitale Rechnungsstellung wird Standard: Wer mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, muss ab 27. November 2020 verpflichtend in elektronischer Form abrechnen. Dabei scheinen weite Teile des deutschen Mittelstands dafür noch nicht bereit zu sein: Trotz hoher Erwartungen an das Effizienz- und Einsparpotenzial eines digitalen Rechnungswesens haben gerade kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) den Umstieg vielfach noch nicht vollzogen – und produzieren damit paradoxerweise höhere Kosten und Aufwände.
Das hat nicht nur rechtliche Gründe weiß Karsten Renz, Gründer und CEO des ECM-Software-Spezialisten Optimal Systems: „Wer wichtige Digitalisierungsschritte aufschiebt, verharrt im Spagat zwischen alter Papier- und neuer digitaler Rechnungswelt. Das kommt langfristig weitaus teurer als die notwendige Investition in eine leistungsfähige und zukunftsfähige IT-Lösung.“
Praktisch jede Rechnung, die in einem deutschen Betrieb erzeugt wird, ist digitalen Ursprungs: aus einem Kalkulations- oder Textprogramm, einer Ressourcenmanagement- (ERP) oder Abrechnungslösung oder einem digitalen Kassensystem. Aber nur zwischen 60 und 80 Prozent davon werden tatsächlich auch in digitaler Form verschickt. Der Rest erreicht den Debitor wie anno dazumal auf dem Postweg. Wo er wiederum dafür sorgt, dass auch dem Empfänger die Arbeit nicht ausgeht: Rund die Hälfte des deutschen Mittelstands verfügt bis heute nicht über die nötigen Anwendungen, um digitalisierte Rechnungen automatisiert auszulesen. Deshalb werden Eingangsrechnungen noch immer zeitraubend und fehlerträchtig manuell erfasst, wo das Rechnungswesen in digitaler Form geführt wird. Laut der aktuellen Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand“ sind sogar nur 19 Prozent des Mittelstands softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt. Auch deshalb druckt über die Hälfte der deutschen KMUs digitale Rechnungen weiterhin aus, um sie gemeinsam mit den postalisch eingegangenen Papierrechnungen analog zu verarbeiten.
80 Prozent Zeitersparnis
Diese aufwändige „doppelte Buchführung“ entsteht zum Teil aus Unsicherheit der Verantwortlichen hinsichtlich der komplexen rechtlichen Anforderungen an eine rechtssichere Dokumentation und Archivierung, weiß Karsten Renz: „Nach Umfragen verfügen rund zwei Drittel der Mittelständler beispielsweise nicht über die vorgeschriebenen Verfahrensdokumentationen.“ Aber auch fehlendes Fachpersonal, Skepsis und mangelnde Investitionsbereitschaft spielen eine Rolle. Immerhin will nach einer aktuellen Bitkom-Studie derzeit rund ein Drittel aller mittelständischen Unternehmen schon in naher Zukunft ein digitales Informations- und Dokumentenmanagementsystem (ECM) realisieren oder eine bestehende Lösung erweitern. Die Corona-Erfahrung könnte diese Bereitschaft noch erhöhen. „Denn gerade im Rechnungswesen winken erhebliche Effizienzgewinne, insbesondere wenn das ECM, wie Enaio, über eine automatische Texterkennung verfügt“, rechnet Renz vor. Laut einer Erhebung des Bundesministeriums des Innern dauert die Bearbeitung einer Papierrechnung im Schnitt 27 Minuten. Die teilautomatische Bearbeitung von PDF-Rechnungen kann diesen Aufwand auf fünf Minuten reduzieren – und die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung sogar um zwei Tage verringern.
Das papierlose Büro als Chance
Grundsätzlich erhöht die Einführung eines ECM die Produktivität auch in anderen Bereichen, etwa im Einkauf oder im Projektmanagement – und lässt den Mitarbeitern mehr Raum für die Verbesserung der Serviceleistung oder die Steigerung der Qualität. Das ECM fasst alle Unternehmensinformationen zentral zusammen und stellt sie regelbasiert, manipulationssicher und rechtskonform allen Mitarbeitern zur Verfügung, die darauf zugreifen müssen: im Büro ebenso wie an einer weit entfernten Außenstelle, im Homeoffice oder von unterwegs. Das verbessert die Transparenz und Auskunftsfähigkeit. „Wo immer Akten bearbeitet, Dokumente angelegt oder verändert werden – im Informations- und Dokumentenmanagementsystem ist alles am richtigen Ort abgelegt und auch später zu jeder Zeit wieder auffindbar“, betont Karsten Renz. So werden Änderungen transparent nachvollziehbar, die Suche nach wichtigen Informationen vereinfacht – und kürzere Reaktionszeiten ermöglicht, unternehmensweit.
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