Die Planung ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt eines problemlosen Betriebs einer Unified-Communications-Lösung. Dabei ist es egal, ob ein vorhandenes klassisches System umgebaut, aktualisiert, erweitert oder ein System auf der grünen Wiese realisiert werden soll. Der Planer muss darauf achten, dass das angestrebte Ergebnis (den Betrieb) gewährleistet wird.
Aus diesem Grund kann man es sich nicht leisten, die Planungsphase zu vernachlässigen. Natürlich erfordert eine umfassende Planung sehr viel Zeit und Ressourcen und oft werden dabei auch selbst gesteckte Grenzen überschritten. Diese Mehrarbeit zahlt sich jedoch in der Praxis aus, da man viele unerwartete Problemen im Vorfeld beseitigen kann.
Microsoft unterstreicht die Bedeutung der Planung durch die im neuen Skype-Operations-Framework (SOF) veröffentlichten drei Phasen. Die SOF definiert ausführliche Anleitungen für Kunden und Partner im Bereich der Planung, der Umsetzung und dem erfolgreichen Betrieb einer Skype-for-Business-Lösung.
Besonders interessant sind zwei der Stufen in der Planungsphase: Die Vision und die Bewertung. Man muss sich die komplette neue Lösung vorstellen, um sicherzustellen, dass diese die Anforderungen der Kommunikation und Produktivität der modernen Arbeitswelt erfüllt. Anschließend muss ein Netzwerk-Readiness Assessment durchgeführt werden. Dadurch versteht man, wie sich das Netzwerk aufgrund der geplanten Lösung verhalten wird und welche Erfahrungen die Benutzer machen werden. Je genauer diese Aufgabe durchgeführt wird und je mehr Zeit auf das Netzwerk-Readiness-Assessment aufgewendet wird, je weniger Probleme entstehen im kommenden Betrieb. Außerdem spart das Netzwerk-Readiness-Assessment unzählige Stunden/Tage, Euro und graue Haare, die man für die Fehlersuche aufwenden muss. Man weiß bereits im Voraus, welche Sanierungsschritte eingeleitet werden müssen und welche Kosten auf das Unternehmen zukommen.
Die richtigen Fragen stellen
Wie werden Endanwender mit dem erweiterten/umgebauten System interagieren? Stellt die vorhandene Infrastruktur die notwendige Bandbreite und Leistung zur Verfügung? Wenn man diese wichtigen Fragen rechtzeitig stellt, vermeidet man später unnötige Kosten und Probleme. Dabei darf nicht der Fehler gemacht werden, dass eine UC-Installation begonnen wird und für die erste Gruppe von Pilotanwendern alles optimal funktioniert. Bei der späteren Bereitstellung der Anwendungen für eine breitere Gruppe von Benutzern treten jedoch erhebliche Probleme auf. Aus diesem Grund muss das Netzwerk-Readiness-Assessment für die maximale Auslastung geplant werden.
Jede Veränderung, jeder Zuwachs an Nutzern und Anwendungen hat direkte Auswirkungen auf das Netzwerk. Netzwerke sind „lebende Körper“ und diese verändern sich oft auf täglicher bzw. wöchentlicher Basis und spiegeln die Veränderungen im Unternehmen wider. Die meisten Netzwerke verfügen in der Regel über viele Reserven und wurden für zukünftige Erweiterungen geplant. Die UC-Technologien entwickeln sich jedoch oftmals viel schneller als die notwendigen Netzwerk-Upgrades durchgeführt werden können. Darüber hinaus sind viele Netzwerke auch mit der Übertragung der typisch kurzen Pakete (meist um 200 Byte pro Paket) der Unified-Communications-Anwendungen überfordert.
Die Durchführung eines Netzwerk-Readiness-Assessment bevor eine neue Kommunikationstechnologie zum Einsatz kommt, trägt direkt dazu bei, die aktuelle Netzwerk-Performance in Bezug auf die kommenden Anforderungen zu erhalten. Durch die Nutzung externer Cloud-Kommunikationsdienste wie Skype-for-Business-Online in Office 365 kommt einem zusätzlichen Element des Netzwerks eine große Bedeutung zu. Das öffentliche Internet oder eine private Verbindung zur Cloud muss an das LAN/WAN des Unternehmens angeschlossen werden. Erst die korrekte Beurteilung und Prüfung des gesamten Netzwerkpfad von allen Standorten auf die benötigte Kapazität, Konfiguration und Leistung des erwarteten Kommunikationsverkehr für Sprach-, Video- und Desktop-Sharing sorgt für die spätere Zufriedenheit der Nutzer und die Akzeptanz der neuen Lösung.
Tests früh und häufig durchführen