Veränderung ist die einzige Konstante. Was der altgriechische Philosoph Heraklit bereits im 5. Jahrhundert vor Christus wusste, wird in der VUCA-Welt von heute zum Mantra. Denn Transformation gilt als der Schlüssel zum Erfolg. Um neue Märkte oder Geschäftsfelder zu erschließen und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen unabhängig von Industrie und Branche disruptive Technologien antizipieren, adaptieren und durch zielgerichtetes Change-Management implementieren. Entsprechend sollten Organisationen am Puls der Zeit bleiben und Trends wie künstliche Intelligenz (KI), inklusive ChatGPT, auf ihren Nutzen prüfen und Transformation zu einem festen Bestandteil der eigenen Unternehmens-DNA machen. Einen solchen Wandel voranzutreiben, funktioniert bekanntermaßen jedoch nicht auf Knopfdruck. Denn egal wie revolutionär, effizienzsteigernd oder ressourcenschonend eine Neuerung sein mag, in der Praxis stellt die Adaption intelligenter Tools People und Power-Skills der Projektverantwortlichen oft auf die Probe. Laut aktuellem Pulse of the Profession Report des Project Management Institute (PMI) sind jedoch gerade letztere Kompetenzen ausschlaggebend für den Erfolg von Projekten – insbesondere von Change-Projekten.
Künstliche Intelligenz, ein Freund und Helfer
Bereits der 2018 veröffentlichte Bericht zu Next Practices von PMI verdeutlichte, dass Organisationen mit einer ausgereiften Strategie für die digitale Transformation mehrheitlich auf dem Standpunkt stehen, die Einführung disruptiver Technologien wie Cloud Computing oder Machine Learning trage zu einer erheblichen Verbesserung bei der Erreichung oder dem Übertreffen von Geschäftszielen bei. Bis 2026, so lautet die Prognose des Global Megatrends Report, wird der Einsatz fortschrittlicher Technologien mit künstlicher Intelligenz weiter zunehmen und sich im Vergleich zu 2021 (21%) verdoppeln (49%). Ziel ist es dabei, mithilfe von KI-gestützten Tools in bestimmten Bereichen menschliche Fähigkeiten zu ergänzen. Die logischen und zeitlichen Abfolgen des Projektmanagements eignen sich hier hervorragend. So ermöglicht es beispielsweise ChatGPT Projektleitenden, Aufgaben schneller und präziser zu erledigen. Indem sie dem System bei Bedarf Fragen stellen und in Echtzeit passende Antworten bekommen, behalten sie Zeitpläne, Budgets oder andere relevante Daten für den Fortschritt eines Projekts immer im Blick. Auf diese Weise verringert sich die Arbeitsbelastung, was dazu beitragen kann, Projekte erfolgreich und reibungslos ins Ziel zu bringen. Die Voraussetzung dafür ist, dass sich ihre Nutzenden sowohl darüber im Klaren sind, wie die Werkzeuge funktionieren als auch darüber, wie sie mit Datenschutz umgehen. Bekommt der Bot des Weiteren Zugang zu Analysedaten vergangener Projekte, Kalendern und E-Mails, kann er helfen realistische Zeitpläne zu entwickeln, Prioritäten zu setzen, Ressourcen effizient zuzuweisen sowie eine Risikobewertung vorzunehmen. Auf diese Weise lassen sich nicht nur potenzielle Hindernisse frühzeitig erkennen und Problemen rechtzeitig gegensteuern, sondern auch fundierte Entscheidungen treffen, Strategien optimieren und Kundenbedürfnisse besser verstehen.
Arbeiten mit der KI, nicht gegen die KI
Von der automatischen Aufgabenverwaltung über Kommunikation bis hin zur Problemlösung erweist sich ChatGPT als vermeintlicher Alleskönner. Genau das birgt jedoch ungeheures Konfliktpotential. Wer die damit verbundenen Stolpersteine umschiffen möchten, muss sicherstellen, dass Mitarbeitende die Transformation verstehen und akzeptieren. Erste Maßnahmen wie Vorträge von Fachleuten, E-Mail-Newsletter oder auch Intranetbeiträge, die die Funktion und Anwendung des Tools illustrieren, gilt es dabei bereits in der Projektplanung zu ergreifen. Dazu empfiehlt es sich Mitarbeitende zu motivieren, ihr Wissen einzubringen, Prozesse mitzugestalten und nach der Implementierung des KI-Tools konstruktives Feedback zu geben. Unternehmen sollten iterativ handeln, fortwährend die Bedürfnisse künftiger Anwendender berücksichtigen und auf einen kontinuierlichen Wandel im Hinblick auf Kultur und Mindset hinarbeiten.
Soft-Skills als Erfolgsfaktor
Als Motor des Wandels obliegt es bei Change-Projekten der Führungsetage gemeinsam mit dem mittleren Management Sicherheit zu vermitteln, eine Fehlerkultur zu etablieren, die Teams zu inspirieren auf ein Ziel hinzuarbeiten sowie konsequent auf Kommunikation, Kooperation und Kollaboration zu setzen. Die dazu benötigten Soft-Skills gelten seit langem als größtes, aber auch am meisten unterschätztes Kapital, wenn es um den Erfolg von Projekten geht. In der aktuellen Pulse-of-the-Profession-Umfrage von PMI gaben sogar 90 Prozent der weltweit mehr als 3.500 befragten Fachleute an, dass sie Soft-Skills als eigentliche Power-Skills verstehen, die ihnen helfen, Teams erfolgreich zu führen, diverse Interessengruppen einzubinden und Herausforderungen zu bewältigen. Sie machen es außerdem möglich, dass der Mensch auch in Zukunft den Input der Maschinen bestimmt.
Von Sandra Deichsel, Strategy Lead für Deutschland beim Project Management Institute (PMI)
