Multifunktionaler digitaler Arbeitsplatz verbessert die Service-Qualität

Kundenzentrierte Angebote und Lösungen sind seit jeher die Stärke erfolgreicher mittelständischer Unternehmen. Hierbei spielt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen heute eine entscheidende Schlüsselrolle um Kundenanforderungen noch besser und flexibler erfüllen zu können. Das 1959 gegründete Speditions- und Logistikunternehmen Henk International GmbH ist ein gutes Beispiel dafür wie ein etablierter Dienstleister seine Abläufe mit Augenmaß und ohne hohe Investitionen digitalisieren und so seine eigene Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern kann.

Das Düsseldorfer Unternehmen hat sich seit 1985 nach und nach zum lokalen Marktführer für Büro- und Projektumzüge und internationale Mitarbeiterentsendungen sowie für anspruchsvolle Privatumzüge entwickelt. Der Grund für den Erfolg: Die Rheinländer verstehen sich durch und durch als Dienstleister und bieten einen ganzheitlichen Umzugsservice als Komplettlösung an, bei dem sie alle Leistungen von A bis Z aus einer Hand übernehmen. Die erfahrenen Logistikexperten haben sich vor allem auf ausgefallene bzw. sehr aufwendige Umzüge etwa von Krankenhäusern und Hotels spezialisiert und unterstützen überdies Betriebe logistisch bei einer kompletten Standortverlagerung – mitunter auch weit über die Landesgrenzen hinaus. Außerdem ist Henk International seinen Auftraggebern organisatorisch bei der Entsendung und Rekrutierung nationaler und internationaler Mitarbeiter behilflich.

Solche umfangreichen Serviceleistungen erfordern eine konsequente Ausrichtung auf individuelle, anspruchsvolle und sich häufig verändernde Kundenwünsche. Entsprechend ist die Arbeitsweise des Unternehmens von einer engen Interaktion mit seinen Auftraggebern geprägt und muss daher sehr agil und flexibel sein.

Dabei stieß die von der Spedition eingesetzte herkömmliche IT-Branchenlösung jedoch hinsichtlich der wichtigen auftragsbezogenen Kommunikation vor allem bei komplexeren Aufträgen an ihre Grenzen, musste Ludwig Henk – der Geschäftsführer des Unternehmens – feststellen. Seine Mitarbeiter mussten nämlich oft umständlich in Mail- und Dateiverzeichnissen nach bestimmten Dokumenten suchen, die zusätzlich bzw. ergänzend zu der IT-Branchenlösung per Mail ausgetauscht wurden. Je umfangreicher und spezieller ein Auftrag ist, desto zeitaufwendiger und auch ineffizienter wurde jedoch diese Arbeitsweise.

Genau hier setzt die neue Cloud-Software „Humbee“ an, die Ludwig Henk im letzten Jahr entdeckte. Dahinter verbirgt sich ein leistungsfähiger und einfach zu bedienender, multifunktionaler Online-Arbeitsplatz aus Deutschland, der E-Mails, Dateien, Aufgaben, Dokumente aller Art sowie die interne Kommunikation zu einem Auftrag bzw. Geschäftsvorgang in einem zentralen System medienbruchfrei bündelt und unter einer einheitlichen, homogenen Oberfläche übersichtlich und transparent zur Verfügung stellt.

Medienbrüche zwischen digitalen und Papierdokumenten gehören mit dem Online-Arbeitsplatz genauso der Vergangenheit an wie langes Suchen nach digitalen Informationen in diversen Mail-Ordnern und anderen, unterschiedlichen „Datensilos“ in Form von isolierten Verzeichnissen auf irgendwelchen Speichermedien oder Netzlaufwerken. Mit Humbee lassen sich darüber hinaus Aufgaben mit Fälligkeits- oder Planungsdaten unternehmensintern zuweisen bzw. delegieren.

Kunden können zudem problemlos in das System eingebunden werden um Prozesse mit ihnen besser und transparenter digital abzustimmen und ihnen auch jederzeit online den aktuellen Auftragsstatus anzeigen zu können. Innerhalb der geschlossenen Lösung können überdies Dateien bis zu einer Größe von 60 GByte mit Kunden und Geschäftspartnern sicher online ausgetauscht und bearbeitet werden.

Diese anwenderfreundlichen Funktionen waren für Ludwig Henk sehr wichtig um einerseits seine Abläufe optimieren und besser kontrollieren zu können und um andererseits die Service-Qualität seines Unternehmens auch digital „erlebbar“ zu machen und auf diese Weise seinen Kunden einen weiteren echten Mehrwert zu bieten.

Hinzu kommt noch der betriebswirtschaftliche Vorteil eines Online-Arbeitsplatzes wie Humbee. Denn Untersuchungen zufolge können Unternehmen durch eine effiziente(re) Kommunikation mehr als 9000 Euro pro Jahr und Mitarbeiter einsparen, berichtete „C.ebra“ – Fachzeitschrift für effiziente Beschaffung rund um Büro und Arbeitswelt in Ausgabe 02/2020.

Der Preis für Humbee-Lizenzen liegt je nach Leistungsumfang zwischen 21,90 und 79,00 Euro pro Anwender und Monat. Unternehmensgründer Burghardt Garske beziffert demgegenüber die Vollkosten für den Betrieb eines herkömmlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) inklusive der dafür benötigten eigenen Hardware-Infrastruktur, der Software-Lizenz sowie den Administrations-, Wartungs- und Energiekosten für den Betrieb eines Servers (inklusive der notwendigen Backups) auf 1200 bis 1500 Euro pro Anwender und Monat.

Zudem ist Humbee eine günstige, sichere und auch DSGVO-konforme deutsche Alternative einerseits zu verschiedenen informellen „Schatten-IT“-Anwendungen, die vor allem in der Praxis vieler größerer Unternehmen häufig in einer rechtlichen Grauzone ohne offizielle Freigabe des/der IT-Verantwortlichen genutzt werden. Andererseits können Anwender mit der Nutzung dieses Online-Arbeitsplatz ihre Abhängigkeit von den IT-Lösungen US-amerikanischer Herkunft wie Microsoft, Slack & Co. reduzieren. „Dieser Aspekt wird noch von zu vielen deutschen Unternehmen unterschätzt“, betont ‚Humbee’-Gründer Burghardt Garske unter Verweis auf den Artikel der Berliner Zeitung ‚Der Tagesspiegel’ vom 04.08.2019: „Digitale Clouds – Wie sich Deutschland von Amazon und Microsoft abhängig macht“.

Wer auf „Nummer sicher“ gehen und keine empfindlichen Bußgelder wegen Verstoßes gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) riskieren will, sollte also weder auf „Schatten-IT“-Lösungen noch auf die US-Cloud-Angebote der in der IT-Branche als „Hyperscaler“ bezeichneten Digitalkonzerne Amazon, Microsoft und Google setzen.

Von Detlev Spierling (www.torial.com/detlev.spierling)

 

Interview mit Ludwig Henk, Geschäftsführer der Henk International GmbH:

„Sowohl die Software wie auch der Support verdienen aus meiner Sicht fünf Sterne“

 

Herr Henk, welche Rolle spielt generell eine leistungsfähige IT für das Tagesgeschäft einer erfolgreichen mittelständischen Spedition, die so breit aufgestellt ist wie Ihr Unternehmen, das z.B. auch Spezial- und Büroumzüge von Konzernen und Großunternehmen übernimmt und abwickelt?

Ludwig Henk, Geschäftsführer der Henk International GmbH

Ludwig Henk: Ohne IT würde auch in unserem Geschäft heute natürlich nichts mehr gehen. Die von uns schon seit längerem genutzt spezielle Branchen-Software entsprach jedoch im Hinblick auf die weitere Digitalisierung und Optimierung unserer Abläufe funktional alleine nicht mehr unseren Anforderungen. Entsprechend wuchs unser Bedarf nach einer ergänzenden, flexiblen anwenderfreundlichen und cloud-basierten Lösung, mit der wir von überall und jederzeit schnell auf wichtige Auftragsdaten und Geschäftsvorgänge zugreifen und diese bearbeiten können – unabhängig vom Endgerät und dessen jeweiligem Betriebssystem.

 

Wann und warum entschieden Sie sich für Humbee und welche andere Software haben Sie mit dieser IT-Lösung ganz oder teilweise abgelöst?

Ludwig Henk: Im August 2019 fiel unsere Entscheidung zugunsten humbee. Nach einer nur etwa 30minütigen Vorführung durch Unternehmensgründer Burghardt Garske war ich von seiner sehr „mittelstandsfreundlichen“ IT-Lösung überzeugt. Zudem hat die „Chemie“ zwischen uns einfach gestimmt. Wir haben humbee zunächst erfolgreich für die Abwicklung unserer großen Projektumzüge eingesetzt, Später konnten wir dann noch unser Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablösen, das wir nur zur Digitalisierung unseres Rechnungseingangsprozesses genutzt hatten. Diese komplexe Software war uns jedoch viel zu starr und selbst kleine Änderungswünsche waren ziemlich aufwendig und ihre Umsetzung vergleichsweise teuer für uns. Demgegenüber werden kleinere Änderungs- bzw. Anpassungswünsche bei Humbee auf Zuruf umgesetzt!

 

Welche Bedeutung hatte bei Ihren Anforderungen bzw. Kriterien an eine neue Software auch die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe im Sinne von „KVP – kontinuierlicher Verbesserungsprozess“?

Ludwig Henk: Eine große Bedeutung! Denn eine unserer Stärken als Dienstleister ist, dass wir auch sehr individuelle Kundenwünsche erfüllen. Und dafür ist uns – wie erwähnt – vor allem die Flexibilität und Anwenderfreundlichkeit einer Software wichtig. Wir können zum Beispiel unsere Kunden problemlos in humbee einbinden und so (über einen rollenbasierten Kundenzugang) direkt digital mit ihnen zusammenarbeiten. Selbst große Dateien mit 150 MByte tauschen wir dabei einfach und sicher mit unseren Kunden aus, ohne dass wir dafür noch ein Drittsystem benötigen. Dadurch sind sie jederzeit gut über den aktuellen Auftragsstatus informiert. Mit rund 30 Auftraggebern haben wir das bereits praktiziert und dabei sehr positives Feedback erhalten. Und da sogar die E-Mails in Humbee integriert sind, können wir unsere Logistikaufträge jetzt mit der IT-Lösung transparenter und auch effizienter als vorher abwickeln. Entsprechend erleichtert uns die Software dadurch auch das Monitoring und Controlling aller Vorgänge – eine wichtige Voraussetzung zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Prozesse.

 

Inwieweit wurde Humbee noch Ihren individuellen Anforderungen angepasst oder funktional erweitert – und wie schnell hat der Anbieter diese Anpassungen bzw. Erweiterungen umgesetzt?

Ludwig Henk: Um Zeit und Papier zu sparen wollten wir mit Humbee auch unseren Rechnungsprozess vollständig digital abwickeln. Die dafür notwendige Schnittstelle und funktionale Erweiterung des Systems wurde sehr schnell in nur 6 Wochen neu entwickelt und stand uns dann zeitgerecht zur Verfügung. Damit sind wir unserem Ziel einer weitgehend papierlosen Buchhaltung einen ganz entscheidenden Schritt näher gekommen.

 

Was macht Humbee aus Ihrer Anwendersicht besser als klassische! Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?

Ludwig Henk: Humbee ist wesentlich funktionaler und anwenderfreundlicher als unser vorher genutztes, relativ komplexes DMS. Die Menüstruktur ist aufgeräumter und ermöglicht eine sehr intuitive Nutzung.

 

Wie zufrieden sind Sie bis jetzt insgesamt mit Humbee?

Ludwig Henk: Neben den schon genannten Vorzügen von Humbee haben wir durch den Lockdown in Folge der Corona-Krise dann noch eine andere Stärke der IT-Lösung schätzen gelernt – nämlich die Möglichkeit mit ihr flexibel vom Homeoffice oder von anderen Standorten aus zu arbeiten, ohne dass dafür erst Software auf den PCs der Mitarbeiter lokal installiert und konfiguriert werden musste.

Das hat zum Beispiel unsere Buchhaltung und unser Backoffice genutzt. So konnten wir unseren administrativen Betrieb während des Corona-Lockdowns ganz unproblematisch Aufrecht erhalten. Deshalb verdienen sowohl die Software wie auch der Support aus meiner Sicht fünf Sterne.

 

Welche nächsten Schritte wollen Sie jetzt mit Humbee umsetzen?

Ludwig Henk: Als nächstes planen wir jetzt die Integration von Humbee in unsere Warenwirtschaft und auch in die von uns genutzte Logistik-Branchenlösung.

 

 

 

Info: Kostenloser Test + 20 Prozent Preisvorteil

Die Lösung kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Leser/innen erhalten auf die spätere Erstbestellung von Online-Lizenzen außerdem einen Preisvorteil von 20 Prozent gegenüber den regulären Tarifen. Hierfür ist bei der Registrierung für ein kostenloses Demo-Account nur die Eingabe des Aktionscode PRAXIS2020 in das entsprechende Feld des Online-Formulars auf humbee.de notwendig.

Der Anbieter mit Sitz in Meerbusch bei Düsseldorf hat für seinen in einem niederländischen Rechenzentrum betriebenen Online-Arbeitsplatz den“ INNOVATIONS-PREIS-IT 2018″ in der Kategorie ‚Office Management’ und den ‚Enterprice Mobility Award 2018’ in der Kategorie „Digital Wokplace / Collaboration“ gewonnen.

Investitionen in Hard- und Software oder Kosten für Systemintegration und -betrieb entfallen bei dieser Software-as-a-Service- (SaaS-)Lösung vollständig.

Zu den Informationen auf https://humbee.de gehört auch ein ‚Einsparrechner’, der vier virtuelle ‚Schieberegler’ enthält, mit deren Hilfe Interessenten einschätzen können, wie viel Zeit sie etwa individuell mit der produktiveren Online-Lösung im Vergleich zur Arbeit etwa mit einem klassischen Mail-System in Verbindung mit zusätzlichen, separaten digitalen Tools und Apps sparen können.