Neue Software ist schnell eingeführt. Schwieriger wird es, wenn sie mit dem zusammenspielen muss, was im Unternehmen bereits vorhanden ist. Während Kundendaten beispielsweise im CRM liegen und Aufträge über das ERP laufen, werden Dokumente oder Informationen aus der Buchhaltung oft an anderer Stelle verarbeitet. In den einzelnen Bereichen wirkt die Arbeit damit zunächst digital. Reibungsverluste entstehen dort, wo Daten von einer Anwendung in die nächste gelangen müssen.

Darin zeigt sich ein typisches Problem fragmentierter Systemlandschaften: Anwendungen erfüllen ihre jeweilige Aufgabe, tauschen Daten untereinander aber nicht immer in einer einheitlichen und interoperablen Form aus. Solche Strukturen entstehen häufig über Jahre, weil neue Software dort eingeführt wird, wo ein konkreter Bedarf besteht.

Aus digitalen Werkzeugen werden noch keine digitalen Prozesse

Insellösungen entstehen selten durch eine einzelne falsche Entscheidung. Häufig wachsen sie mit dem Unternehmen. Eine Fachabteilung benötigt eine neue Anwendung, während bestehende Software aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen weiterläuft. Mit jedem zusätzlichen System nimmt in der Regel auch die Zahl der Integrationsbeziehungen zu, die im Alltag funktionieren müssen.

Kritisch wird diese Struktur, sobald ein Geschäftsprozess mehrere Anwendungen durchläuft. Müssen Beschäftigte Daten exportieren, erneut eingeben oder über Tabellen weiterreichen, ist der Vorgang zwar an einzelnen Stellen digitalisiert, aber noch kein durchgängig digitaler Prozess.

Dabei geht es um mehr als zusätzlichen Arbeitsaufwand. Werden dieselben Informationen mehrfach gespeichert, können unterschiedliche Datenstände entstehen, sodass Änderungen nachgelagerte Systeme verspätet oder gar nicht erreichen. Auch Automatisierung stößt früh an Grenzen, sobald an einer Systemgrenze regelmäßig manuell eingegriffen werden muss.

Schnittstellen verbinden, was getrennt gewachsen ist

Eine weitgehende Ablösung der vorhandenen Lösungen durch eine zentrale Plattform erscheint auf den ersten Blick konsequent. In vielen Unternehmen wäre ein solcher Umbau jedoch teuer und organisatorisch kaum sinnvoll. Spezialisierte Anwendungen behalten ihren Nutzen, sofern Informationen zuverlässig zwischen ihnen fließen.

Je nach Integrationsszenario spielen Programmierschnittstellen, kurz APIs, dabei eine wichtige Rolle. Über sie können Anwendungen strukturierte Daten austauschen oder Funktionen anderer Systeme ansprechen. Ein Auftrag aus dem Vertrieb lässt sich so an nachgelagerte Prozesse übergeben, ohne dass dieselben Angaben erneut erfasst werden.

Eine vorhandene Schnittstelle allein löst das Integrationsproblem allerdings nicht. Die beteiligten Systeme müssen Daten semantisch eindeutig verarbeiten können; abgestimmte Formate und Definitionen gehören ebenso dazu wie passende Zugriffsregeln. Andernfalls verschwinden zwar manuelle Medienbrüche, an ihre Stelle treten jedoch schwer durchschaubare technische Abhängigkeiten.

Der Prozess liefert den besseren Ausgangspunkt

Eine vernetzte IT-Landschaft lässt sich kaum sinnvoll planen, wenn ausschließlich einzelne Anwendungen betrachtet werden. Aufschlussreicher ist der Weg, den ein Vorgang tatsächlich durch das Unternehmen nimmt. Bei einem Auftrag reicht dieser beispielsweise von der ersten Kundenanfrage bis zur Rechnung.

Hinweise auf unnötige Systembrüche zeigen sich beispielsweise dort, wo

• vorhandene Angaben erneut erfasst werden,
• Informationen zunächst exportiert und anschließend wieder importiert werden,
• Beschäftigte Daten zwischen Anwendungen manuell übertragen müssen.

Aus dieser Perspektive wird sichtbar, wann Informationen ihr ursprüngliches System verlassen und an welcher Stelle sie erneut benötigt werden. Während manche Übergaben bereits automatisiert funktionieren, werden an anderen Punkten weiterhin Dateien verschickt oder Angaben per Hand übertragen, obwohl die benötigten Daten längst digital vorliegen.

So verändert sich auch der Blick auf die Digitalisierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen. Maßgeblich ist weniger die Zahl der eingesetzten Werkzeuge als die Frage, ob Informationen ohne unnötige Unterbrechungen durch einen Prozess gelangen.

Gemeinsame Daten brauchen klare Zuständigkeiten

Vernetzung hat neben der technischen eine organisatorische Seite. Selbst gut gekoppelte Systeme helfen wenig, wenn dieselbe Information an mehreren Stellen mit voneinander abweichenden Datenständen gepflegt wird.

Deshalb braucht eine integrierte Systemlandschaft Klarheit darüber, wo bestimmte Daten entstehen und welches System sie verbindlich führt. Das gilt besonders für zentrale Stammdaten, etwa Kunden- oder Artikeldaten. Änderungen müssen anschließend kontrolliert und nachvollziehbar an jene Anwendungen gelangen, die darauf angewiesen sind.

Mit dem zunehmenden Einsatz von Automatisierung und KI gewinnt dieser Punkt weiter an Gewicht. Systeme, die Prozesse automatisiert auswerten oder Aktionen auslösen, sind auf verlässliche und konsistente Daten angewiesen. Ebenso zählt, ob diese Informationen aktuell sind und im richtigen Kontext vorliegen. Fehlerhafte oder veraltete Daten können sich sonst durch nachgelagerte Abläufe fortsetzen.

Vernetzung verändert den Blick auf Digitalisierung

Mit Blick auf die kommenden Jahre wird die Anschlussfähigkeit der vorhandenen Systeme auch im Bitkom-Zukunftsbericht „Softwarewelt 2036“ als zentrale Anforderung beschrieben. Statt jede neue Aufgabe mit einer weiteren Einzellösung zu beantworten, rückt damit stärker in den Blick, wie bestehende Anwendungen Daten austauschen und welche Brüche dabei entstehen.

Ein radikaler Neustart der gesamten IT ist dafür meist nicht erforderlich. Häufig reicht es zunächst, Abläufe über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg sichtbar zu machen, denn erst dadurch werden jene Übergänge erkennbar, an denen eine bessere Verbindung tatsächlich Wirkung entfaltet.

Wie reif die Digitalisierung eines Unternehmens tatsächlich ist, zeigt sich daher nicht allein an der Zahl seiner Anwendungen. Ebenso aufschlussreich ist, wie selbstverständlich diese miteinander arbeiten.