Ein ERP-System begleitet Unternehmen über viele Jahre und bildet das Rückgrat ihrer Geschäftsprozesse. Umso wichtiger ist es, bei der Auswahl nicht nur auf Funktionen und Kosten zu achten, sondern auch darauf, wie gut die Lösung langfristig zum Unternehmen passt und wie viel Handlungsspielraum sie für künftige Veränderungen lässt.
Genau darum geht es bei digitaler Souveränität. Sie bedeutet nicht, jede Abhängigkeit zu vermeiden, sondern sich dieser bewusst zu sein und diese für sich zu bewerten. Andreas Fresi, Geschäftsführer der Business-Unit „Steps Solutions“ bei Softengine, gibt sechs Tipps, die Geschäftsführer und Inhaber mittelständischer Unternehmen bei ihrer ERP-Strategie beachten sollten.
Tipp 1: ERP als Chefsache behandeln
Ein ERP-System ist mehr als eine IT-Lösung. Es bildet die zentralen Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab und wirkt sich auf die Handlungsfähigkeit des gesamten Unternehmens aus. Deshalb ist die ERP-Strategie Chefsache.
Die Geschäftsführung sollte sich nicht nur mit Funktionen und Kosten beschäftigen, sondern auch mit Fragen wie: Passt die Lösung langfristig zu unserem Geschäftsmodell? Können wir auf neue gesetzliche Anforderungen oder Marktveränderungen flexibel reagieren? Und finden wir bei unserem Anbieter sachverständiges Gehör, wenn sich unsere Anforderungen verändern?
Tipp 2: Nicht nur auf den Datenstandort achten
Bei digitaler Souveränität denken viele Unternehmen zuerst an den Speicherort ihrer Daten. Genauso relevant ist jedoch die Steuerungsfähigkeit des gesamten Unternehmens und damit die Frage, wie viel Einfluss Sie auf die Veränderung eines ERP-Systems haben.
Kleine und mittelständische DACH-Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, dass ihre Anforderungen bei einem international aufgestellten Softwarekonzern nur eine untergeordnete Rolle spielen. Neue gesetzliche Vorgaben oder notwendige Anpassungen werden nach den Prioritäten des Herstellers umgesetzt, nicht nach den Anforderungen des einzelnen Unternehmens.
Fragen Sie deshalb nicht nur, wo Ihre Daten liegen. Fragen Sie auch: Werden unsere Anforderungen gehört? Kann sich das ERP-System mit unserem Unternehmen weiterentwickeln? Können wir auch in Zukunft handlungsfähig und resilient bleiben?
Tipp 3: Finden Sie die richtige Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität
Es gibt nicht die eine richtige ERP-Strategie. Wie viel Kontrolle, Flexibilität und Innovationsgeschwindigkeit ein Unternehmen braucht, hängt von den eigenen Anforderungen ab. Ein Unternehmen in einer stark regulierten Branche hat andere Prioritäten als ein wachstumsorientiertes Startup.
Bevor Sie sich für ein ERP-System entscheiden, sollten Sie deshalb Ihre eigenen Anforderungen definieren: Wie wichtig sind uns Flexibilität und Anpassbarkeit? Welche Innovationsgeschwindigkeit brauchen wir? Welche regulatorischen Vorgaben müssen wir erfüllen? Und welche internen Ressourcen stehen uns für Betrieb und Betreuung zur Verfügung?
Digitale Souveränität bedeutet nicht, jede Abhängigkeit zu vermeiden. Entscheidend ist, eine Lösung zu wählen, die langfristig zur eigenen Unternehmensrealität passt.
Tipp 4: Anbieter auf Augenhöhe wählen
Ob neue gesetzliche Vorgaben, wachsende Geschäftsprozesse oder zusätzliche Anforderungen, entscheidend ist, wie schnell und praxisnah der ERP-Anbieter reagiert. Prüfen Sie deshalb nicht nur den Funktionsumfang des ERP-Systems, sondern auch den Anbieter dahinter. Werden gesetzliche Neuerungen, wie die E-Rechnung, zeitnah in der Standardlösung umgesetzt? Gibt es feste Ansprechpartner, die Ihre Branche kennen? Und fließen Rückmeldungen aus dem Kundenkreis in die Weiterentwicklung der Software ein?
Ein Anbieter, der den Mittelstand, insbesondere die Branche, in der Sie als Unternehmen tätig sind, und die Anforderungen der DACH-Region kennt und ernst nimmt, kann häufig schneller auf neue Entwicklungen reagieren und Unternehmen langfristig besser begleiten.
Tipp 5: So viel Standard wie möglich, so viel Individualisierung wie nötig
Ein gutes ERP-System passt sich an die Unternehmensrealität an. Trotzdem gilt: Nicht jeder Prozess muss individuell abgebildet werden. Je näher Sie am Standard bleiben, desto einfacher lässt sich Ihr ERP-System aktualisieren, warten und an neue Anforderungen anpassen.
Individualisieren Sie deshalb nur dort, wo es einen echten Wettbewerbsvorteil schafft. Viele branchenspezifische ERP-Lösungen decken die wichtigsten Anforderungen bereits im Standard ab. Wer auf umfangreiche Eigenentwicklungen verzichtet, bleibt flexibler. Daten lassen sich einfacher übernehmen, Updates unkomplizierter durchführen, Schnittstellen bleiben kompatibler und auch ein späterer Wechsel des ERP-Systems wird deutlich leichter.
Tipp 6: Das passende Betriebsmodell wählen
Auch das Betriebsmodell beeinflusst die Souveränität eines ERP-Systems. Ob SaaS, Public- oder Private-Cloud oder der Betrieb im eigenen Rechenzentrum, jede Variante bietet unterschiedliche Vorteile und stellt andere Anforderungen.
SaaS-Lösungen entlasten die eigene IT und ermöglichen schnelle Updates. Wer das ERP-System selbst oder in einer Private Cloud betreibt, gewinnt dagegen mehr Kontrolle und kann die Lösung individueller an die eigenen Anforderungen anpassen. Gleichzeitig steigt der Aufwand für Betrieb und Wartung.
Überlegen Sie frühzeitig, wie wichtig Flexibilität, Kontrolle oder individuelle Anpassungen für Ihr Unternehmen sind und achten Sie darauf, dass Daten und Schnittstellen offen bleiben. So schaffen Sie die Voraussetzung, das Betriebsmodell später bei Bedarf anzupassen, ohne das gesamte ERP-System neu aufsetzen zu müssen.
Ein universell ideales Betriebsmodell gibt es nicht. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung zu Ihrer Unternehmensrealität passt und Ihr Unternehmen auch bei zukünftigen Veränderungen handlungsfähig bleibt.
Resilienz beginnt beim ERP
Unternehmen müssen ihr ERP-System heute kontinuierlich an neue gesetzliche, technologische und wirtschaftliche Anforderungen anpassen. Digitale Souveränität schafft dafür die notwendige Handlungsfreiheit. Diese Verantwortung beginnt in der Geschäftsführung und setzt sich bei der Wahl des passenden Anbieters, einer durchdachten Systemgestaltung und dem geeigneten Betriebsmodells fort. Wer diese Entscheidungen bewusst trifft, gestaltet Abhängigkeiten aktiv und schafft die Grundlage für ein ERP-System, das auch morgen zur Unternehmensrealität passt, und damit die Basis für langfristige unternehmerische Resilienz.
