Auch für mittelständische Betriebe ist SAP eine probate Lösung

FeuerzinkereiEine Finanzbuchhaltung, die nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach sowie eine veraltete IT-infrastruktur brachte das mittelständische Unternehmen Butzkies Stahlbau in Zugzwang. Eine neue Lösung musste her. Butzkies entschied sich für eine Finanzbuchhaltung, die auf SAP basiert. Gemeinsam mit den ERP-Spezialisten der Kieler Vater-Gruppe wurde das System geplant und implementiert. In eine neue Hardware investierte der Mittelständler nicht. Stattdessen wurde die neue Finanzlösung in der Vater-Business-Cloud aufgesetzt.

Die Firmengeschichte von Butzkies Stahlbau begann 1912 in einer Dorfschmiede in Schleswig-Holstein. Heute zählt Butzkies Stahlbau zu den führenden Stahlbauunternehmen in Deutschland. Das Kerngeschäft der Norddeutschen liegt im Bereich Stahlbau, Stahlhochbau sowie im Stahlanlagen- und Industriebau. Stolz ist der Familienbetrieb, mit Sitz im mittelholsteinischen Krempe, auf seinen Maschinenpark, der in Deutschland zu den modernsten der Branche zählt. Im Bereich der Fertigungseinrichtungen arbeitet das Unternehmen mit zahlreichen individuellen Maschinen und Anlagen, wie einer Profil Säge-Bohr-Klink Straße, einer Stahlkiesstrahlanlage oder Lackieranlagen, um nur einige Beispiele zu nennen. Für seine Kunden übernimmt das Unternehmen komplexe Stahlbauprojekte, angefangen von der Planung bis hin zur Fertigung der Stahlteile und der schlüsselfertigen Montage von Anlagen.

 

Transparenz und schnellere Prozesse sind gefragt

Dipl. Ing. (FH) Arne Ruhe, Vertrieb und Projektleitung.,Butzkies
Dipl. Ing. (FH) Arne Ruhe, Vertrieb und Projektleitung.,Butzkies

Im Tagesgeschäft setzt Butzkies bereits seit Jahren Steeloffice ein. Diese Branchensoftware wurde speziell für den Stahlbau entwickelt. Die Lösung bildet sämtliche Abläufe ab, die sich aus dem Tagesgeschäft ergeben. Mit dem PPS-System steuert der Betrieb alle Prozesse. Hier reicht das Spektrum von der Angebotserstellung, über den Materialeinkauf, das Baustellenmanagement bis zum Versand. „Anfragen werden in diesem System erfasst und sofort hinterlegt, bevor wir mit dem Kalkulationsprogramm einen Auftrag berechnen“, berichtet Dipl. Ing. (FH) Arne Ruhe, bei Butzkies verantwortlich für den Vertrieb und die Projektleitung. Auf der Basis der errechneten Werte wird mit dem Programm dann für jeden Kunden ein individuelles Angebot erstellt. Erfolgt eine Auftragserteilung, lassen sich die bereits hinterlegten Details übernehmen. Direkt aus Steeloffice heraus wird das Projekt dann angestoßen.

Allerdings machte die in die Jahre gekommene Infrastruktur des Rechenzentrums in der jüngsten Vergangenheit zunehmend Probleme. „Unsere heterogene Umgebung war im Laufe der Zeit etwas planlos gewachsen und entsprach zudem nicht mehr den Anforderungen an eine zeitgemäße IT-Infrastruktur“, erinnert sich Arne Ruhe. „Auch das bis dato eingesetzte Programm für die Finanzbuchhaltung konnte unsere Ansprüchen nicht mehr wie gewünscht erfüllen. So konnte keine ordentliche Kostenrechnung abgebildet werden und auch das Zeitmanagement war nicht mehr ausreichend.“

Für die Verantwortlichen war daher klar: eine neue Lösung mit mehr Funktionen sollte her. Neben der Finanz- und Lohnbuchhaltung wollte der Familienbetrieb auch eine Online-Zeiterfassung implementieren, um die Prozesse zu beschleunigen und transparenter zu gestalten.

„Unsere ersten Anläufe waren etwas halbherzig“, erinnert sich Arne Ruhe. „Zwar ließen wir uns mehrere Lösungen vorstellen, die entsprachen aber alle nicht unsere Vorstellungen. Deshalb kam das Projekt immer wieder ins Stocken.“ Einen weiteren Anlauf nahm Butzkies mit der Einstellung eines Wirtschaftsingenieurs, der damit beauftragt wurde, ein Pflichtenheft zu erstellen, das den Bedarf jeder einzelnen Abteilung erfasste.

 

Projektvorbereitung im Schulterschluss

Baltic_BayRasch zeigte sich trotzdem, dass Butzkies für die Realisierung des Projektes externe Unterstützung benötigte. Auf Empfehlung eines befreundeten Unternehmens holte das Stahlbauunternehmen daher die Vater-Gruppe aus Kiel mit ins Boot. „Durch Mundpropaganda haben wir erfahren, wie erfolgreich die Vater-Gruppe bei dem mittelständischen Betrieb ein SAP-System eingeführt hatte und wie zufrieden man dort mit dem Ergebnis war“, begründet Projektleiter Ruhe diesen Schritt. Frank Schröder, Geschäftsführer in der Vater Unternehmensgruppe und Verantwortlicher der Vater ERPteam GmbH unterstützte Butzkies bei der stockenden Erstellung des Pflichtenheftes und bereitete die Ausschreibung mit vor. Dazu wurden neben der Vater-Gruppe fünf weitere IT-Unternehmen eingeladen.

Dafür, dass der Zuschlag dann letztendlich an die Vater-Gruppe ging, nennt Arne Ruhe mehrere Gründe: „Zum einen stimmten das Konzept auf der Basis von SAP und auch die Kosten blieben im Rahmen. Darüber hinaus haben wir schon in der der Erstellungsphase des Pflichtenheftes die Zusammenarbeit als sehr angenehm empfunden.“ Auch die Empfehlung des Partnerunternehmens sei für die Entscheidungsfindung ausschlaggebend gewesen.

 

Schritt für Schritt in die SAP-Welt

Treppe Sylt_1„Für das Butzkies-Projekt realisierten wir eine zweistufige Landschaft auf der Basis von SAP-ERP 6.0 mit -EHP 8“, berichtet Frank Schröder. „Die Funktion des Q-Systems übernimmt ein Q-Mandant im Entwicklungssystem. Zusätzlich betreiben wir einen Solman.“ Die Verbindung vom Butzkies Rechenzentrum in die Vater-Business-Cloud, wo das SAP-System betrieben wird, läuft über zwei SAP-Router. Als Betriebssystem für sämtliche Systeme kommt Windows 2012R2 zum Einsatz. Im Datenbank-Bereich fiel die Wahl auf MaxDB. „Das Projekt diente auch dazu, die Systemlandschaft bei Butzies zu standardisieren“, so Schröder. „Daher wurde SAP zunächst in den kaufmännischen Bereichen (FI, FI-AA, CO und PS) eingeführt.“ Auf diese Weise sei es gelungen, eine Art kaufmännische Klammer um die Branchensoftware Steeloffice zu legen, die von etwa 30 Anwendern aus der Verwaltung und den Projektleitungen genutzt wird. Bei der Personalabrechnung setzt der Stahlbauer dagegen auf eine Datev-Lösung, da die Kosten und der Projektaufwand für SAP-HCM dem mittelständischen Betrieb zu hoch waren.

Die Produktion ist das Rückgrat der Geschäftsprozesse, weshalb das vorhandene System über Schnittstellen in SAP integriert wurde, weil dort das Projektcontrolling stattfindet. „Bei Butzkies nennt man diesen Prozess „Mitlaufende Kalkulation“, erklärt Frank Schröder. „Sie ist für die erfolgreiche Abwicklung der Stahlbauprojekte essentiell.“

 

Eng gesteckter Zeitrahmen

Treppe SyltDer Zeitrahmen für die Migration war mit nur vier Monaten relativ eng gesteckt. Damit die vorgegebene Frist eingehalten werden konnte, setzte das Projektteam auf eine schrittweise Einführung der diversen SAP-Module. Begonnen wurde mit der Integration der neuen Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung. Dank der guten Vorbereitung durch das detaillierte Pflichtenheft konnte das Team mit diesem Projektabschnitt bereits Ende August 2016 beginnen. Seit Januar 2017 läuft der Produktivbetrieb. Im nächsten Schritt folgten die Kostenrechnung sowie die Projektsteuerung.

Da die hauseigene IT veraltet war und die Implementierung einer neuen Infrastruktur den Zeitrahmen gesprengt hätte, entschied Butzkies sich dafür, die neue Lösung zunächst extern in der Vater Business Cloud zu betreiben. Die basiert auf einer Infrastruktur von HPE sowie auf Virtualisierungslösungen von Vmware, wobei aber auch Hyper-V im Angebot ist. Für die notwendige Redundanz sorgt ein zweites Rechenzentrum am Standort Hamburg, mit dem sich bei Bedarf auch eine gespiegelte Infrastruktur realisieren lässt.

Probleme macht Butzkies allerdings immer wieder einmal die zu geringe Bandbreite für die Verbindung zum Cloud-Rechenzentrum. Um einen stabileren Zugang zu schaffen, wurde eine zweite Leitung geordert. Butzkies setzt aber für die Zukunft darauf, dass die Telekom ihr Versprechen einlöst, das breitbandige Netz auch im ländlichen Raum weiter auszubauen.

 

Kompetente Begleitung durch alle Projektphasen

Bruecke KielDie Schulung der Butzkies-Mitarbeiter wurde bereits im Zuge der Testphase angestoßen. Die SAP-Experten der Vater-Gruppe initiierten in jeder Abteilung kleine Workshops, um die beteiligten Mitarbeiter praxisorientiert an die neue Lösung und ihre Funktionen heranzuführen. „Dem Engagement unserer Mitarbeiter und der Unterstützung der Vater-Experten haben wir zu verdanken, dass wir sogar den Jahresabschluss parallel zur SAP® Einführung erfolgreich gestemmt haben“, so Arne Ruhe.

Das Branchenprogramm Steeloffice läuft als führendes Programm weiter, denn derzeit sind laut Arne Ruhe auf dem Markt kaum vergleichbare Lösungen für den Stahlbau zu haben. „In unserer Branche geht es immer nur um Einzelstücke, keine Serienfertigung“, erklärt er. Die Entscheidung für SAP hält er auch im Hinblick darauf für richtig, dass Steeloffice eines Tages möglicherweise nicht mehr verwendet werden kann. „Mit einem namhaften Softwarelieferanten, der sich auf unterschiedliche Branchen einstellt, fühlt man sich für die Zukunft dann doch auf der sicheren Seite.

 

Prozesse wurden optimiert

Automotive 3Durch die neue Lösung ist es bei Butzkies gelungen, verschiedene Alltagsprozesse zu optimieren. Beispielsweise lassen sich die Eingangsrechnungen heute einfacher verbuchen. Bislang wurden diese in Steeloffice erfasst und dann noch einmal manuell in das jetzt abgelöste Finanzsystem eingegeben. Das war zeit- und personalaufwendig, wenig transparent und barg zudem Fehlerquellen. Heute werden Eingangsrechnungen nur noch über SteelOffice erfasst, die Übergabe an das SAP-System erfolgt automatisch. Das spart Zeit und schafft mehr Transparenz, da Kostenstellen heute einheitlich bewertet werden können. Darüber hinaus wurden Fehlerquellen, die aufgrund doppelter Eingabe auftraten, eliminiert.

Die Entscheidung für die Cloud gibt Butzkies jetzt ausreichend Zeit, um weitere Investitionsentscheidungen gezielt vorzubereiten. „Wir können unsere bisherige Umgebung aufräumen, neu bewerten und überlegen, ob und wie wir in eine neue Infrastruktur investieren“, erklärt Arne Ruhe. „In den nächsten zwei Jahren arbeiten wir in der Vater-Business-Cloud und können diese Option ausreichend testen. Erst danach werden wir entscheiden, ob wir in neue Hardware investieren und die Lösung wieder in unserem Rechenzentrum installieren oder ob wir weiterhin in der Cloud bleiben.“

Fürs Erste zieht Arne Ruhe eine positive Zwischenbilanz: „Auch wenn es für einen mittelständischen Betrieb eher ungewöhnlich ist, hat sich für uns der Umstieg auf SAP bisher rentiert“, so sein Resümee. „SAP ist durchaus nicht das große Schreckgespenst, das riesige Kosten verursacht. Vielmehr lohnt sich eine solche Lösung auch für den Mittelstand, wenn man den richtigen Partner an seiner Seite hat.“

Von Petra Adamik, Freie Journalistin, München