Vor nunmehr 25 Jahren wurde mit der Polycom-Soundstation das erste moderne Konferenztelefon auf den Markt gebracht. Innerhalb weniger Jahre konnten mehr als 50.000 Geräte verkauft werden. Seitdem sind Telefonkonferenzen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Geschäftslebens geworden, um den herum sich bestimmte, unverkennbare Verhaltensweisen entwickelt haben. Anlässlich des 25. Jubiläums des Konferenztelefons wirft Polycom einen Blick auf die zehn häufigsten Sünden mit Telefonkonferenzen.
Einwahl von den unmöglichsten Orten
„Entschuldigt, ich sitze gerade am Gleis und warte auf meinen Zug.“ Diesen oder einen ähnlichen Satz haben wir alle schon einmal während der Teilnahme an einer Telefonkonferenz gehört. Doch der Bahnhof ist nicht der einzige unpassende Ort, um sich in ein Gespräch einzuwählen. Zu den Negativ-Highlights gehören außerdem ein Auto mit schreienden Kindern, die Einkaufsmeile in der Fußgängerzone, die abendliche Bar oder in manchen Fällen sogar die Toilette.
Stille Zuhörer im Hintergrund
Wie viele Teilnehmer sich genau gerade im virtuellen Konferenzraum befinden, lässt sich oftmals nur schwer sagen. Die Gefahr mit stillen Zuhörern im Hintergrund ist allgegenwärtig. Meistens auf stumm geschaltet, beschäftigen sie sich mit allem, nur nicht dem Telefonat. Im Optimalfall sind es andere, dringliche Aufgaben, wahrscheinlicher ist jedoch die Lieblings-Website oder das Facebook-Profil. Am Ende sind sie schließlich noch kurz beim obligatorischen „Danke für den Call!“ zu hören, bevor sie sich auf und davon machen.
Stummschaltung vergessen
„Ich glaube, du hast vergessen, auf stumm zu schalten“. Der Kopf fährt nach oben, die Augen weit aufgerissen, das Herz in der Hose. Alle haben mitbekommen, wie gerade über das Outfit der Kollegin hergezogen wurde. Peinlich. Das nächste Mal lieber doppelt überprüfen, ob alle Knöpfe gedrückt sind und es sich wirklich ungestört lästern lässt.
Unangenehmes Warten auf den letzten fehlenden Teilnehmer
Oft vergeht eine Ewigkeit mit Warten auf denjenigen, der mal wieder der einzige ist, der adäquat auf eine Frage antworten kann – und wie immer ist er zu spät dran. Nun bestehen zwei Möglichkeiten: das angespannte und aufgesetzte Führen von Privatgesprächen mit Leuten, die eigentlich so gar nicht wissen sollten, wie das Wochenende verlaufen ist. Oder es herrscht unangenehmes Schweigen – die häufigste Wahl.
Rausfliegen und wieder einwählen
There´s always that one guy – Egal ob durch veraltete Technik, schlechten Empfang oder weil er zum dritten Mal aus Versehen aufgelegt hat: Irgendjemand fliegt immer aus der Konferenz, wählt sich wieder ein, nur um erneut von der Gruppe getrennt zu werden. Auch hier bleiben zwei Optionen: Von Neuem starten, oder das ständige Gepiepe beim Eintritt in die Konferenz ertragen und unbeirrt fortfahren – immer und immer wieder.
Den Raum doppelt gebucht
Das Gespräch läuft super, alle Teilnehmer geben wichtige Informationen und sind im Fluss – es ist seit langem wieder einmal ein produktives Meeting. Bis plötzlich fünf Kollegen, voll bepackt mit Laptop, Notizbuch und Getränken für die nächsten zwei Stunden vor einem stehen: „Sorry, wir haben hier gebucht, ihr auch?“.
Einander ins Wort fallen
Eine ganz bestimmte Fähigkeit besitzen wohl neun von zehn Telefonkonferenz-Teilnehmern: den eigenen Satz zeitgleich mit mindestens zwei weiteren Gesprächspartnern zu beginnen. „Bitte nach dir“, heißt es dann, gefolgt von beidseitigem Schweigen, nur um sich zwei Sekunden später erneut ins Wort zu fallen – ein ewiger Kreislauf.
Mysteriöse Geräusche
Nicht jedes Gerät und jeder Teilnehmer ist mit einer Noise-Block-Funktion ausgestattet. Das Resultat: undefinierbare Geräusche, die wir entweder nicht hören wollen oder nicht hören sollen. Doch auch hier greift wieder die ungeschriebene Konferenztelefon-Etikette – Einfach so tun, als ob nichts gewesen wäre und das Geräusch, was auch immer es sein möge, so gut wie möglich ignorieren.
In die Unterhaltung reinplatzen
„Wirklich eine super Idee, wir sollten aber darauf achten, dass…“ – BEEP BEEP BOOP, EIN TEILNEHMER HAT DIE SITZUNG BETRETEN – „Entschuldigt die Verspätung, habe ich etwas verpasst?“. Der Fluss ist dahin, das Gespräch kann von neuem beginnen.
Keine Ahnung von der Technik
Es ist kurz vor 14 Uhr. Alle Kollegen, die an der Telefonkonferenz teilnehmen werden, versammeln sich und kramen hektisch in ihren Unterlagen, um alle nötigen Informationen parat zu haben. Schließlich sind alle um den Tisch versammelt, doch niemand macht Anstalten, sich einzuwählen. Denn wie immer hat keiner der Anwesenden die passenden Einwahldaten oder es weiß einfach niemand, wie das Konferenztelefon überhaupt funktioniert.
Wir sind sicher, dass Ihnen viele dieser Gewohnheiten entweder durch Kollegen, oder durch Sie selbst bekannt vorkommen werden. In den 25 Jahren seit Einführung des modernen Konferenztelefons durch Polycom haben sich viele verschiedene, unverkennbare Charakteristika gebildet. Was sind Ihre Lieblingssünden und Phänomene in Telefonkonferenzen? Lassen Sie es uns unten wissen.
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