Das Telefonsystem bildet das kommunikative Rückgrat eines jeden Unternehmens. Daher ist es unerlässlich, diese Basis technisch stets auf dem neuesten Stand zu halten, um eine bestmögliche interne und externe Kommunikation zu gewährleisten. Dabei zählen nicht nur ganz allgemeine Kriterien wie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, sondern auch Faktoren wie Mobilität und Flexibilität, denen mit fortschreitender Digitalisierung immer mehr Bedeutung zugeschrieben wird. Thomas Muhr, Regional Manager DACH / NL bei Shoretel, erläutert, woran Unternehmen erkennen, dass es höchste Zeit ist, ein Upgrade des Telefonsystems durchzuführen.
Alte Telefonsysteme weisen ein schlechtes Preis-Leistungs-Verhältnis auf
Bei herkömmlichen Telefonsystemen sind die Investitionskosten zwar vergleichsweise niedrig, die Funktionen aber auf das Wesentliche beschränkt. Bei einer UC-Lösung hingegen wirken die Kosten auf den ersten Blick möglicherweise höher, allerdings steigert sich dadurch auch die Leistung und die Anwendungsmöglichkeiten des Systems werden vielfältiger. Gerade in Zeiten von Cloud- und Hybridlösungen spielen bei der Berechnung der Gesamtbetriebskosten zusätzlich zu den Investitionskosten auch Faktoren wie Betriebs- und Implementierungskosten eine große Rolle. So müssen beispielsweise anfallende Wartungskosten und auch der Schulungsaufwand von Anfang an mit einkalkuliert werden, damit Unternehmen keine unangenehmen Überraschungen erleben.
New-Work eliminiert feste Arbeitsplätze im Büro
Die Zeiten, in denen Angestellte ihren festen Platz im Büro hatten, gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Remote-Work, BYOD, Desktop-Sharing – am Arbeitsplatz der Zukunft können Mitarbeiter ihre Arbeit auch von unterwegs aus erledigen. Egal, ob sich Angestellte im Home-Office befinden oder am Flughafen oder von einem sonstigen Ort auf dieser Welt schnell ein paar E-Mails beantworten möchten: Mit dem richtigen Unified-Communications-System haben sie ihr Büro immer dabei und können bequem auf ihre Dokumente zugreifen oder sich mit Kollegen per Instant-Messaging austauschen.
Alte Telefonsysteme erschweren Kontaktaufnahme
Häufig verbringen Mitarbeiter zu viel Zeit mit dem Versuch, ihre Kollegen zu erreichen, was den Workflow negativ beeinflusst.
Während sie mit einem herkömmlichen Telefonsystem vergeblich darauf warten, bis am anderen Ende der Leitung jemand den Hörer abhebt, schaffen moderne Anlagen Abhilfe: Mitarbeiter können Anrufe mithilfe der Option „Find Me“ unabhängig vom Standort und oder vom verwendeten Gerät empfangen; die Präsenz-Funktion zeigt den Anwesenheitsstatus von Kollegen an und dank Collaboration-Tools sind auch Videokonferenzen und Desktop-Sharing problemlos möglich. Das Ergebnis: Die Produktivität eines Unternehmens steigt.
Probleme bei der Skalierung
Die Erweiterung klassischer TK-Anlagen stellt für viele Unternehmen immer noch ein Problem dar, da entweder nicht genügend Anschlüsse vorhanden sind oder die Installation meist komplex ist. Lösungen wie beispielsweise „ShoreTel Connect“ lassen sich hingegen problemlos skalieren – egal ob ein Unternehmen zwei oder mehr als 2.000 Mitarbeiter beschäftigt. Nach Wunsch wächst das Kommunikationssystem flexibel mit dem Unternehmen auch über Standorte hinweg mit, das gilt sowohl für mobile als auch für stationäre Arbeitsplätze.
Inkompatibilität mit neuen Technologien wie UC oder Collaboration
Weil smarte Geräte durch #BYOD immer öfter den Weg ins Büro finden, ist es wichtig, dass das Telefonsystem für diese Entwicklung eine Antwort bereit hält und die Geräte integrieren kann. Ist das nicht der Fall, erschwert das die Arbeit und somit die Effizienz der Mitarbeiter. Moderne Lösungen haben den Vorteil, dass die Integration externer Geräte problemlos stattfinden kann und tragen so zur Produktivität bei.
Treffen einer oder gleich mehrere der oben genannten Punkte auf ein Unternehmen zu, sollten sich die Verantwortlichen schnellstmöglich Gedanken über eine Neuaufstellung der Kommunikationsinfrastruktur machen, um ihr Unternehmen zukunftssicher zu positionieren und Innovationskraft und Wachstum nicht zu gefährden.
Info: Die komplette Infografik „5 Zeichen, dass Ihr Telefonsystem veraltet ist“ auf Pinterest.
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