Es gibt viele Wege ein Projekt zum Scheitern zu bringen. Aber wie immer mit dem entsprechenden Know-how, sorgfältiger Planung und etwas Sensibilität für die bevorstehende Migration kann man die Risiken einer Migration von Unified-Communications in die Cloud minimieren.

Viele Unternehmen planen inzwischen die Realisierung von Unified-Communications (UC) aus der Cloud heraus. Eine umfassende Planung ist zwar bereits der halbe Erfolg, trotzdem können eine Reihe von Migrationsrisiken ein Cloud-Projekt zum Scheitern bringen. Hier sind die wichtigsten Fallstricke, die bei einer Migration von UC-Services in die Cloud zu vermeiden sind.

Alle Prozesse und Anwendungen in die Cloud verschieben

Das Verschieben von allen UC-Prozessen und -Anwendungen in die Cloud kann ein großer Fehler sein, wenn man die Details der einzelnen Anwendungen nicht erkennt. Aus diesem Grund muss man die UC-Prozesse und -Anwendungen darauf überprüfen, ob diese für den Einsatz in der Cloud geeignet sind oder ob diese weiterhin im lokalen Netz betrieben werden müssen. In vielen Fällen wird sich herausstellen, dass ein hybrider Betrieb der UC-Prozesse und –Anwendungen eine intelligente Lösung darstellt. Die Anwendungs- und Nutzungsszenarien müssen daher individuell analysiert und bewertet werden. Hierbei muss auf die folgenden Bereiche große Sorgfalt gelegt werden: Compliance, Governance und Sicherheit.

Vernachlässigung von Tests

Eine Analyse der Performance der vorhandenen UC-Umgebung vor dem Umzug in die Cloud stellt sicher, dass man über einen objektiven Maßstab für die minimalen Leistungsanforderungen an die Cloud verfügt. Die Prüfung, mit dem Ziel, die Qualität, die Verfügbarkeit und die Bereitschaft des Unternehmens den Schritt in die Cloud zu wagen, ist entscheidend für den Erfolg. Stehen in den Netzwerken genügend Bandbreite oder Performance zur Verfügung, um alle die notwendigen UC-Kanäle zu realisieren, die in die Cloud verschoben werden sollen? Eine UC-Umgebung ist kein statisches Gebilde. Aus diesem Grund sollten bereits heute zukünftige Szenarien (Erhöhung der Mitarbeiter- bzw. Nutzerzahlen, geändertes Nutzungsverhalten) ausführlich getestet werden.

Sicherheitsbedenken ignorieren

Trotzdem dass die Cloud-Anbieter ein hohes Maß an Sicherheit bieten, werden immer wieder neue und unterschiedliche Risiken auftauchen. Von Natur aus werden in einer verteilten Umgebung (wie die einer öffentlichen Cloud) von zahlreichen Firmen parallel die Videos, Telefonate und Daten über die gleichen Kanäle übermittelt. Daher sollten die vom Cloud-Provider genutzten Sicherheitsmechanismen und die Funktionen zur Einhaltung der Compliance eingehend überprüft werden.

Sich auf rein taktische Pläne verlassen

Stellen wir uns ein Taxi vor in dem drei fremde Personen sitzen und von denen alle drei Passagiere dem Fahrer in Besserwissermanier ständig den Zielpunkt und die optimale Strecke mitteilen. Unter Umständen geht die Fahrt dann Zickzack durch die Stadt und verschwendet viel Zeit und Geld. Operative und taktische Pläne halten ein Projekt in Bewegung, aber ohne einen langfristigen Plan bewegt sich das Migrationsprojekt quasi blind voran. Aus diesem Grund sollte man eine Strategie erarbeiten, die von einer breiten Palette an UC-Anbietern unterstützt wird.

Hausaufgaben nicht machen

Keine zwei UC-Cloud-Migrationen sind gleich. Man muss seine IT-Infrastrukturen und Netzwerke beurteilen und die Menge der benötigten zukünftigen Cloud-Ressourcen abschätzen. Anhand der ermittelten Ergebnisse werden die Faktoren sichtbar, die definieren, welche Cloud-Technologien und Plattformen genutzt werden können.

Den Umzug zu schnell angehen

Eile mit Weile! Mehr essen als man Appetit hat, verdirbt den Geschmack. Die Migration in die Cloud sollte daher in Phasen erfolgen. Es sollte daher Abteilung nach Abteilung und Niederlassung nach Niederlassung abgearbeitet werden. Nachdem die ersten Migrationsschritte erledigt sind, sollten alle weiteren Umstellungen in die Cloud effizienter ablaufen und aufgrund der gemachten Erfahrungen können die Probleme schneller gelöst werden. Es ist auch wichtig, die gemachten Erfahrungen (vor und nach der Migration) zu verstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Benutzer zumindest die gleichen Funktionen bzw. bessere Nutzungsmöglichkeiten aufgrund der neuen Umgebung bereitstehen.

Performance- und Qualitätsüberwachung ignorieren

Überwacht man aktiv die Qualität und die Leistung von Konferenzen und Anrufen, befindet man sich aufgrund der Datenlage in einer besseren Position zur Analyse und zur Behebung von Problemen, als ohne ein solches Überwachungssystem. Oftmals kann man damit bereits Probleme isolieren, bevor diese die Benutzer beeinflussen. Arbeitet ein Unternehmen in einer Cloud-Umgebung mit mehreren Anbietern, müssen die Administratoren in der Lage sein, die Daten aus verschiedenen Quellen zu analysieren, um die Probleme schnell beheben zu können.

Davon ausgehen, dass alle Cloud-Angebote gleich sind

Die Clouds sind von ihren Funktionen her so unterschiedlich wie ihre Leistungen und Preise. Private-Clouds bieten den Vorteil, dass diese flexibel an die jeweiligen Anforderungen anpassbar sind und die Kontrolle der Ressourcen bei einer Organisation liegt. Private-Clouds haben gegenüber öffentlichen Clouds den Nachteil, dass sie weniger einfach skalieren. Viele der öffentlichen Cloud-Infrastrukturen und den darin verbauten Ressourcen wurden für ein schnelles Wachstum (Skalierung) und unter Berücksichtigung besonderer Richtlinien, Funktionalitäten und Sicherheitsvorschriften entwickelt. Unter Umständen werden die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens nur durch einen hybriden Lösungsansatz (das Beste aus beiden Welten) erfüllt.

Ignorieren der geografischen Lokation der Cloud

Der Standort von Cloud-Rechenzentren kann erhebliche Auswirkungen auf die rechtliche Grundlage der gespeicherten Daten haben. Die Privatsphäre und der Datenschutz variieren auch in Europa je nach Land. Aus diesem Grund müssen die Cloud-Kunden genau prüfen, welche gesetzliche Grundlagen und Vorschriften für die in der jeweiligen Cloud gespeicherten Daten gelten.

Keine oder geringe Business-Continuity

Probleme und Ausfälle von technischen Geräten und Services gehören zum Leben. Aus diesem Grund sollte ein Cloud-Kunde sich auf einen Notfall oder einer ungeplanten Unterbrechung vorbereiten und überprüfen, welche Business-Continuity-Funktionen der jeweilige Cloud-Anbieter bereit hält. Die preiswerte (kostengünstige) Verbesserung der Geschäftskontinuität ist vielfach eine der Hauptargumente für den Umzug in die Cloud. Auch während der Migration muss darauf geachtet werden, dass die Geschäftskontinuität auch weiterhin garantiert bleibt. Sollte etwas während der Migration schief gehen oder ein Notfall auftreten, bevor die Migration abgeschlossen ist, muss schnell zurückgeschaltet werden, um den laufenden Betrieb weiterhin zu garantieren.

Unterschätzen der notwendigen Ressourcen

Eine erfolgreiche Cloud-Migration erfordert immer zuerst genügend Arbeitskräfte, Know-how und ein ausreichendes Budget. Eine genaue Abschätzung der Anforderungen trägt dazu bei, dass das Projekt termingerecht und innerhalb der Budgetgrenzen realisiert wird. Mit den richtigen Fachkenntnissen und Management-Tools, wird sichergestellt, dass die geplanten Funktionen umgesetzt und folglich die erwarteten ROI-Prognosen erfüllt werden. (mh)