„Agile Methoden und deren technische Unterstützungsmöglichkeiten erfordern eine erhöhte Kommunikation durch Meetings und Medien. Insbesondere mobile Kommunikation wie Telefon, E-Mail, Instant-Messaging oder Webservices fördern zwar ständige Erreichbarkeit, erschweren aber die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Diese Aussagen trifft die internationale Technologie- und Innovationsberatungsgesellschaft Invensity. „Durch agile Methoden beim Projektmanagement wie Daily-Stand-Ups, Planning-Meetings oder Retrospective kommt es zu einer Kommunikationsvielfalt, bei der die permanente Erreichbarkeit ein Wesensmerkmal darstellt“, erklärt Ulf Stocker, Leiter des Ressorts Software Engineering bei Invensity. So kommen zu den bisher üblichen Kommunikationswegen in der Regel diverse weitere Tools, wie beispielsweise Ticketsysteme oder Codeverwaltung mit Kommunikationsunterstützung und eventueller App-Anbindung, gibt Stocker zu bedenken.
Substanz von Entscheidungen per Smartphone kann angezweifelt werden
Aus Unternehmenssicht stellt das Agieren und Kommunizieren von unterwegs ein gravierendes Problem dar: die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. „Solange sich betriebliche Entscheidungsträger per Smartphone nur über Sachverhalte informieren lassen, mag das angehen“, sagt Ulf Stocker. Er erklärt: „Wenn jedoch möglicherweise wichtige Entscheidungen von unterwegs getroffen werden, sind die Substanz und die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen in Frage gestellt. Eine unternehmerische Entscheidungsfindung sollte auch in einer agilen und mobilen Wirtschaftswelt fundiert und nachvollziehbar sein, allein schon aus Compliance-Gründen.“ Invensity rät daher zur Trennung zwischen Informationsweitergabe und Entscheidungsfindung. Zumindest letztere sollte versioniert und nachvollziehbar abgelegt und einzuordnen sein. Dazu Ulf Stocker: „Wann wurde etwas warum entschieden, auf welchen vorherigen Entscheidungen beruht dies und welche Entscheidungen wurden warum revidiert – diese Fragen müssen sich auch im Nachhinein beantworten lassen. Dies erfordert ein entsprechendes Medium: Telefon, Gespräche ohne Protokoll und Anwesenheitsprüfung scheiden daher aus“.
Der Invensity-Berater verweist auf die Diskussionen über den E-Mail-Verkehr der früheren US-Außenministerin Hillary Clinton während ihrer Amtszeit, dessen Veröffentlichung möglicherweise die US-Wahl entscheidend beeinflusst und zum Sieg Donald Trumps geführt hat. „Ein Verschicken firmenrelevanter Informationen und Entscheidungen über einen nicht betrieblichen Messagingdienst per Smartphone kann ähnlich problematisch gewertet werden“, gibt Ulf Stocker zu bedenken.
„Auf jeden Fall sind Unternehmen gut beraten, klare Regeln für die betriebliche Kommunikation aufzustellen und deren Einhaltung zu überwachen“, teilt Invensity mit. Ulf Stocker: „Unternehmen brauchen heutzutage stärker als je zuvor klar umrissene Kommunikationsziele, Zielgruppen- und Medienvorgaben sowie Regeln für die Frequenz und für Formalitäten in der Kommunikation.“
