Als die in die Jahre gekommene, noch ISDN-basierte Telefonanlage den Ansprüchen des international zu den renommiertesten Spezialisten für Messtechnik gehörenden Unternehmens SIKO nicht mehr gerecht wurde, machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einer zukunftssicheren Kommunikationslösung. Dabei prüften sie auch die Möglichkeit, Microsoft-Teams als Komplettlösung für Telefonie und Collaboration zu nutzen, stellten aber fest, dass sie damit nicht alle Telefonieanforderungen des Unternehmens erfüllen konnten. „Wir nutzen Microsoft Teams schon seit längerer Zeit für interne Chats und Online-Meetings, daher wäre es sehr praktisch gewesen, auch unsere Telefonie komplett über Teams abzuwickeln. Der Funktionsumfang in diesem Bereich reichte zu dem Zeitpunkt aber nicht aus, um beispielsweise unseren Hotline-Betrieb adäquat zu organisieren und ein einheitliches Rufnummerkonzept mit standortübegreifenden Umleitungen umzusetzen“, erläutert Frank Schneider, Head of IT bei SIKO.
Voll und ganz überzeugen konnte dagegen die Swyx-Unified-Communications-Lösung von Enreach. Als IP-basierte Softwarelösung bietet diese ein hohes Maß an Flexibilität und Zukunftssicherheit und macht es möglich, sowohl interne Prozesse als auch die Erreichbarkeit für externe Anrufer zu optimieren. Bei SIKO punktete Swyx zudem mit ihren Integrationsmöglichkeiten in Teams, die für ein reibungsloses Zusammenspiel der beiden Lösungen sorgt, und mit der flexiblen Unterstützung von ortsunabhängigen, mobilen Arbeitsformen.
Kompetente Unterstützung vor Ort
Mit dem langjährigen Enreach-Partner 3iMedia stand vor Ort ein kompetenter Umsetzungspartner bereit, um SIKO in allen Projektphasen zu unterstützen – von der ersten Beratung über eine umfangreiche Teststellung bis hin zur Implementierung im gesamten Unternehmen. Durch regelmäßige Updates hält 3iMedia die Lösung zudem stets auf dem neuesten Stand. Das erfahrene Systemhaus für Informations- und Telekommunikationstechnologie geht genau auf die Bedürfnisse seiner Kunden ein und entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für deren individuelle Anforderungen. „Mit 3iMedia haben wir einen smarten, verlässlichen Partner an unserer Seite, mit dem wir sehr gut zusammenarbeiten und der uns dabei unterstützt, alle Herausforderungen zu meistern, das knappe Zeitfenster für die Umstellung auf die neue Kommunikationslösung war dank der schnellen, reibungslosen Inbetriebnahme überhaupt kein Problem”, sagt Frank Schneider.
Mit der Swyx-Lösung von Enreach war SIKO bestens gerüstet, als die Pandemie kam und ganz neue Anforderungen mit sich brachte. „Wir hatten im Vorjahr erste Erfahrungen mit mobiler Arbeit gemacht und haben bewusst nach einer Lösung gesucht, die eine ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt. Als Unternehmen während des ersten Lockdowns angehalten waren, so viele Mitarbeiter wie möglich ins Homeoffice zu schicken, konnten wir dank Swyx flexibel reagieren und zahlreichen Kollegen das Arbeiten zuhause ermöglichen. Für Mitarbeiter in der Produktion und der Logistik kam das natürlich nicht infrage, aber unsere Büromitarbeiter konnten schnell und reibungslos ins Homeoffice umziehen – ohne, dass es zu Kommunikationsproblemen oder Einschränkungen der Erreichbarkeit kam”, berichtet IT-Leiter Schneider.
Mehr als Telefonie
Die softwarebasierte Lösung von Enreach bietet alle Funktionen einer klassischen Telefonanlage sowie viele weitere Merkmale, die weit darüber hinausgehen. Nutzer benötigen nur ihren Laptop oder PC in Verbindung mit einem Headset: Alle Funktionen steuern sie ganz einfach über ihren Computer, wie etwa Anrufe per Mausklick. Das intelligente Anrufmanagement von Swyx ermöglicht es, individuelle Regeln für die Behandlung von eingehenden Anrufen zu definieren. Die Rufumleitung kann beispielsweise vom Wochentag, von der Uhrzeit, Kalendereinträgen oder der Rufnummer des Anrufers abhängig gemacht werden. Die Kommunikationslösung unterstützt verschiedenste Endgeräte, sodass Mitarbeiter stets alle wichtigen Funktionen nutzen können, egal, wo sie arbeiten und ob sie ein Smartphone, einen Laptop oder PC mit Headset oder ein Tischtelefon nutzen. Dabei sind sie – falls gewünscht – jederzeit unter ihrer Bürorufnummer erreichbar. So müssen Mitarbeiter nicht mehr ihre Mobilnummer herausgeben und für Anrufer entfällt das lästige Ausprobieren mehrerer Rufnummern.
Eine besondere Anforderung war zudem ein einheitliches Rufnummernkonzept für die beiden Standorte in Deutschland. Als 2020 das neue Werk in Bad Krozingen bezogen wurde, konnte die Mitarbeiter, die vom Hauptsitz Buchenbach an den neuen Standort wechselten, ganz einfach ihre bekannte Rufnummer „mitnehmen“. Auch standortübergreifende Rufumleitungen lassen sich mit Swyx problemlos umsetzen. So sind die beiden deutschen Standorte unter einer einheitlichen Rufnummer erreichbar, die von einer zentralen Empfangskraft bearbeitet wird. Für den Fall, dass mehrere Anrufe gleichzeitig in der Zentrale eingehen, hat SIKO drei sogenannte Überlaufgruppen eingerichtet, das sind vorab definierte Nutzergruppen, die abhängig von bestimmten Regeln einspringen, wenn ein Anruf nicht am Empfang beantwortet werden kann. Auf diese Weise kommt es selbst in Zeiten mit sehr hoher Auslastung nicht zu langen Wartezeiten für Anrufer. Für besonders effiziente Abläufe sorgt die Integration der Kommunikationslösung in das ERP-System des Unternehmens. Dadurch haben Mitarbeiter während des Telefonats mit einem Kunden gleich alle relevanten Informationen im Blick und können gespeicherte Kontakte direkt mit Namen begrüßen.
„Swyx ist aus unserer Kommunikation nicht mehr wegzudenken und wir sind sehr zufrieden mit der Lösung und der Zusammenarbeit mit 3iMedia. Ich bin mir sicher, dass wir mit diesen Partnern nicht nur unsere aktuellen, sondern auch künftige Anforderungen zuverlässig abdecken können“, so das Fazit von Frank Schneider.
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