Digitalisierung und Remote-Arbeiten haben drastisch an Akzeptanz gewonnen: Nach einer aktuellen Bitkom-Studie haben im ersten Quartal 2020 neun Millionen Arbeitnehmer erstmals von Zuhause aus gearbeitet. Die schiere Zahl legt nahe, dass nicht alle von langer Hand darauf vorbereitet waren: „Ich vermute, dass viele Cloud-Lösungen genutzt haben, um Dokumente auszutauschen – und die virtuellen Desktops der Mitarbeiter überfüllt sind“, meint Norbert Gronau, Professor am Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, Prozesse und Systeme der Universität Potsdam. Das könnte erheblichen Zusatzaufwand für die Unternehmen bedeuten, rechnet Sven Kaiser vom ECM-Spezialisten Optimal Systems vor: Nach sechs Wochen improvisierter Heimarbeit geschätzte neun Millionen Manntage für das Suchen, Ablegen und korrekte Archivieren der im Homeoffice erzeugten und bearbeiteten Dateien.
Den Angestellten Homeoffice-Tage anzubieten, galt lange Zeit als „Goodie“ des Chefs zur Mitarbeiterbindung. Bevor es für viele Unternehmen zur betrieblichen Notwendigkeit wurde. Die Entscheidung für verteiltes Arbeiten ist aber weit mehr als ein Zugeständnis, weiß Sven Kaiser, Marketingleiter des Spezialisten für Enterprise-Content-Management-Lösungen Optimal Systems. „Mitarbeiter müssen von Zuhause nicht nur auf Daten und Projekt-Unterlagen zugreifen können. Es gilt auch, bei der Bearbeitung eine strukturierte Ablage, transparente Versionierung und revisionssichere Archivierung zu gewährleisten.“ Je größer und zahlreicher die verteilten Teams, desto kritischer wird die Erfüllung dieser Anforderungen – das gilt erst recht über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg.
Rechtliche Risiken en masse
Die Einrichtung solcher Lösungen braucht Zeit: Wer die nicht hat, hat oft ein Problem. Vielleicht nicht sofort: „Ich würde vermuten, dass dort, wo ein Ablage- und Dokumentenmanagement fehlt, mit halblegalen Mitteln, also kostenlosen Cloud-Diensten, gearbeitet wurde, damit es vorwärts geht“, sagt Norbert Gronau von der Uni Potsdam. Seiner Erfahrung nach gibt es neben vielen sehr strukturiert aufgestellten Betrieben auch eine große Zahl an Firmen, die der Lockdown völlig unvorbereitet getroffen hat: „Wir sprechen hier von rund anderthalb Millionen Unternehmen, die auf solche Adhoc-Lösungen angewiesen sind – oder schlimmer noch: sich die Dokumente per E-Mail hin- und herschicken. Da kann man sie dann auch gleich am Marktplatz aushängen.“
Sicherheit ist ein Aspekt, der bei improvisierten Homeoffices oft zu kurz kommen dürfte. Der andere sind die Folgeaufwände: „Bis zu einem Viertel seiner Zeit verbringt man immer mit dem Finden, Einordnen und Bewerten von Dokumenten“, weiß Gronau. Wer dabei keine technische Unterstützung hat, hat es nicht nur schwerer: Er muss die strukturierte Ablage auf dem Firmenserver nach der Rückkehr ins Büro händisch nachholen. Rund zehn Prozent der im Homeoffice geleisteten Arbeitszeit könnten dafür zu einem späteren Zeitpunkt als Mehraufwand anfallen, schätzt der Wirtschaftsinformatiker.
ECM spart Geld – und Nerven
Eine Unternehmensumfrage von Optimal Systems mit knapp 150 Teilnehmern belegt, dass jene, die bereits eine leistungsfähige ECM-Lösung etabliert und frühzeitig auf vollständig digitalisierte Prozesse gesetzt haben, am wenigsten über Einschränkungen oder Probleme bei Bearbeitung täglicher Aufgaben in verteilten Teams berichten. Entsprechend zuversichtlich blicken sie in die Zukunft – trotz Krise: Rund 80 Prozent gehen davon aus, dass sie die aktuelle Situation in sechs Monaten „gut“ oder „sehr gut“ bewältigt haben werden. Vermisst werden von Umfrageteilnehmern ohne ECM vor allem eine „gemeinsame, verfügbare Dateiablage“, „griffbereite Projektdateien“ und ein „nachvollziehbarer Dokumentenfluss“.
Diesen im Nachgang – mit der Rückkehr zum Büroalltag – wieder händisch herzustellen, könnte der ohnehin gebeutelten Wirtschaft zusätzliche Lasten aufbürden. „Neun Millionen Arbeitnehmer, die kurzfristig ins Homeoffice wechseln mussten, haben in sechs Wochen 270 Millionen Manntage gearbeitet“, rechnet Kaiser von Optimal Systems vor: „Zehn Prozent dieser Zeit für die Nachbearbeitung entsprächen 216 Millionen Arbeitsstunden. Selbst wenn nur ein Drittel der spontan ins Homeoffice verlegten Mitarbeiter tatsächlich improvisiert hat, wären das noch immer fast neun Millionen Manntage oder 72 Millionen Arbeitsstunden – eine gigantische Kostenlast im Vergleich zu der Investition in ein leistungsstarkes ECM wie ´enaio´.“
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