Ab dem 1.Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu archivieren – so sieht es das Wachstumschancengesetz vor. Spätestens ab 2028 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen auch im neuen Format ausstellen. Unternehmen sollten die Umstellung als Chance begreifen, meint Corinna Hölzel, Product Marketing Managerin bei d.velop. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung verspricht Effizienzsteigerungen und bietet sich als Ausgangpunkt für die umfassende Digitalisierung von Dokumentenprozessen an.
Die Europäische Union und die Bundesregierung versprechen sich von der Einführung der E-Rechnungspflicht unter anderem Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine bessere Umweltbilanz im Vergleich zu Papierprozessen. Außerdem können die elektronischen Dokumente maschinell ausgewertet werden, was unter anderem die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug erleichtert.
Zeitrahmen der Umsetzung der E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Hierfür sind eine digitale Rechnungsverarbeitungslösung und ein rechtssicheres digitales Archiv erforderlich. Allerdings gibt es zunächst einige Übergangsregelungen bis Ende 2026: Wenn der Rechnungsempfänger zustimmt, können weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten (z.B. PDF) verwendet werden. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar noch ein Jahr länger Zeit.
Die E-Rechnungspflicht betrifft letztlich aber alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz. Daher ist es ratsam, trotz Übergangsfristen bereits jetzt den Umstieg vorzubereiten. Die Verpflichtung, im Rahmen einer umfassenden Digitalisierung von Prozessen elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen zu können, steht bevor.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Bei der elektronischen Rechnung (E-Rechnung, E-Invoice) handelt es sich um ein digitales Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung in Papierform hat. Dieses muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden (in Deutschland z.B. XRechnung oder ZUGFeRD), das die automatische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht und die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllt. Das bedeutet, dass E-Rechnungen nicht einfach als PDF oder Word-Dokument an den Rechnungsempfänger gesendet werden dürfen, sondern in einem Format, das maschinell weiterverarbeitet werden kann.
Vorteile der E-Rechnung
Die Digitalisierung des Rechnungsprozesses bietet Unternehmen verschiedene Vorteile. Dies fängt bei verkürzten Durchlaufzeiten an, wodurch Empfänger Rechnungen schneller erhalten, was wiederum die Zahlungsfristen verkürzt und somit der Liquidität von Unternehmen zugutekommt. Außerdem eliminiert die elektronische Verarbeitung menschliche Fehler und durch die Verwaltung über eine zentrale Plattform ist mehr Transparenz gegeben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Kosteneinsparungen. Dabei muss man zunächst Druck- und Portokosten nennen, die bei Papierversand von Rechnungen anfallen. Die Vermeidung von Ausdrucken kommt zudem noch der Umwelt zugute. Allerdings sollten auch die Kosten für die Archivierung berücksichtigt werden. Dafür sind Ordner und Aktenschränke notwendig und Mitarbeiter, die das Archiv pflegen. Eine automatisierte digitale Lösung schafft hier deutliche Erleichterung.
Der erste Schritt ins digitale Büro
E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung und Verarbeitung kann für Unternehmen ein guter Einstieg sein, um den Schritt in Richtung papierloses Büro zu wagen und umfassende Dokumentenmanagement-Lösungen einzuführen. Neben der Rechnungsstellung gibt es noch viele weitere Geschäftsprozesse, die durch Digitalisierung und Automatisierung erheblich effizienter werden können, beispielsweise im HR-Bereich.
Im besten Fall setzen Unternehmen auf eine digitale Rechnungsverarbeitungslösung die sich mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) integrieren lässt. So sind alle Informationen zu jeder Zeit zentral zugänglich und verschiedenste Dokumentenarten können GoBD-konform archiviert werden.
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