Die Bürokratie ist eines der liebsten Lästerthemen der Deutschen. Zu kompliziert, zu langsam, zu analog. Allem Lamentieren zum Trotz gibt es aber auch positive Entwicklungen. d.velop zeigt drei Trends der Digitalisierung im Büroumfeld auf.
E-Rechnung kann ihre Vorteile in der Praxis beweisen
Seit dem 1. Januar ist es so weit: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist Pflicht. Alle deutschen Unternehmen müssen sie nun empfangen und archivieren können. Dies erfordert den Einsatz einer digitalen Lösung für die Rechnungsverarbeitung sowie eines gesetzeskonformen Archivs, denn eine E-Rechnung muss in einem maschinenlesbaren Format ausgestellt sein. Ein Standard-PDF reicht nicht aus.
Zunächst gilt die allgemeine Pflicht nur für den Empfang, für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder alternative elektronische Formate wie PDF genutzt werden. Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro erhalten sogar eine Fristverlängerung bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 müssen allerdings alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen in einem der vorgegebenen Formate (XRechnung, ZUGFeRD oder EDI) ausstellen.
Für Unternehmen, die die Digitalisierung ihrer Dokumentenverwaltung bislang noch hinausgezögert haben, könnte die E-Rechnung nun ein Stein des Anstoßes sein. Sie sollten den neuen Prozess nicht als Last, sondern als Chance sehen. Die E-Rechnung ermöglicht verkürzte Durchlaufzeiten, sodass Forderungen schneller beim Empfänger landen und dadurch wiederum der Zahlungseingang beschleunigt wird. Außerdem können Kosten für Ausdrucke und Briefporto eingespart werden. E-Invoicing kann sogar der Ausgangspunkt für ein vollständig papierloses Büro sein. Neben der Rechnungsstellung existieren noch etliche weitere Prozesse, die durch Digitalisierung und Automatisierung vereinfacht werden können.
Einmal auf den Geschmack gekommen, werden Unternehmen zukünftig weitere Dokumentenmanagementlösungen einführen, um von der Effizienzsteigerung zu profitieren. Rechnungsverarbeitungslösungen, die jetzt eingeführt werden, sollten daher in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) integrierbar sein. So sind alle Informationen zu jeder Zeit zentral zugänglich und verschiedenste Dokumentenarten können GoBD-konform archiviert werden.
Digitale Akten werden im Alltag präsenter
Zum Jahresbeginn erhalten alle deutschen Krankenversicherten automatisch eine elektronische Patientenakte (ePA), sofern sie nicht aktiv widersprechen. Damit soll es möglich werden, Gesundheitsdaten jederzeit und ortsunabhängig einzusehen. Patienten können ihre medizinischen Dokumente wie Arztbriefe, Laborbefunde, Impfpass und Medikationspläne in der ePA speichern. Sie entscheiden selbst, wer Zugriff auf ihre Akte hat, und können den Zugang für einzelne Dokumente oder ganze Kategorien freigeben oder einschränken. Insgesamt soll die ePA Transparenz und Effizienz im Gesundheitswesen stärken.
Auch die Justiz stellt um, denn ab Januar 2026 müssen alle neuen Akten in elektronischer Form geführt werden. Einige Gerichte arbeiten bereits elektronisch, andere müssen die neuen Formate 2025 implementieren. Hier wird es also einiges zu tun geben, um die Frist einzuhalten.
Auch wenn es einige Herausforderungen geben wird, sind derartige Verpflichtungen ein wichtiger Schritt, um Deutschland endlich digitaler zu machen. Bei den digitalen Akten allein sollte es allerdings nicht bleiben. Unternehmen, Institutionen und medizinische Einrichtungen sollten sich fragen, wie sie noch einen Schritt weiter gehen können um die Workflows rund um elektronische Akten digitalisieren und vereinfachen zu können.
KI wandelt sich vom Hype-Thema zum alltäglichen Helfer
Künstliche Intelligenz ist inzwischen im Arbeitsalltag vieler Büroarbeiter fest verankert. Damit einher geht aber auch eine realistischere Einschätzung der Technologie und es sind auch vermehrt kritische Stimmen zu hören. Zu Beginn wurde KI gerne als ultimative Lösung für alle möglichen Probleme angepriesen. Heute schauen Nutzer differenzierter auf das Thema und erkennen die Grenzen. KI-generiete Inhalte gelten oft als generisch, was meist daher rührt, dass GPTs verwendet werden, die mit riesigen, aber undifferenzierten Datensätzen aus dem Internet trainiert wurden. Dass dabei keine individuellen, auf das Unternehmen angepassten Ergebnisse herauskommen können, erkennen nun immer mehr Verantwortliche und suchen nach Alternativen.
2025 wird daher die Nachfrage nach spezialisierten KI-Lösungen mit konkreten Use-Cases steigen, die nur auf vordefinierte Unternehmensdaten zugreifen. Dadurch können sie wesentlich individuellere Ergebnisse liefern, geben nachvollziehbare Quellen an und sorgen dafür, dass Compliance-Verletzungen durch unautorisierten Datenzugriff unterbleiben. Eine ideale Basis für den Einsatz individualisierter KI-Tools bieten strukturierte Daten, die revisionssicher und unveränderbar innerhalb von Dokumentenmanagementsystemen oder elektronischen Akten vorliegen.
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