Lieferkettengesetz – Was müssen Unternehmen erfüllen und welche Lösungen helfen ihnen dabei?

Seit Januar gilt es bereits für Unternehmen ab 3.000 Mitarbeitenden und ab 2024 müssen auch Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten das neue Lieferkettengesetz umsetzen. Stephan Feige, Market Director Logistics, bei d.velop zeigt die wichtigsten Anforderungen und erläutert, wie die Digitalisierung von Prozessen bei der Einhaltung helfen kann.

Sucht man in einem digitalen Dokument einen bestimmten Begriff oder eine Wortgruppe, ist das dank der Funktion „Strg + F“ eine Angelegenheit von Sekunden. Auf Papier sieht das anders aus, je nach Länge des Dokuments kann hier sehr viel Zeit verloren gehen. Noch komplexer wird es, wenn man noch nicht einmal weiß, in welchem Dokument man eigentlich suchen muss. Im schlimmsten Fall müssen also stundenlang Aktenordner gewälzt werden, um an die benötigten Informationen zu gelangen. Angesichts der umfassenden Berichtspflichten, die sich aus dem neuen Lieferkettengesetz ergeben, ist diese Vorstellung nicht unrealistisch – es sei denn, Unternehmen arbeiten bereits mit digitalen Lösungen.

 

Warum überhaupt ein Lieferkettengesetz?

Leider herrschen in vielen Teilen der Welt immer noch unzumutbare, menschenrechtswidrige Arbeitsbedingungen. Hintergrund des Gesetzes ist es, die Abnehmer von international gehandelten Waren mit in die Verantwortung für die Bedingungen der Herstellung zu nehmen. Mit dem Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten in Lieferketten (so der amtliche Name) wird die Verantwortung deutscher Unternehmen für den Schutz von Menschenrechten in globalen Lieferketten nun erstmals verbindlich geregelt.

Aus dieser neuen Verantwortung erwächst für Unternehmen ein höherer Dokumentations- und Bürokratieaufwand. Zunächst geht es um Wissen: Es reicht nicht mehr, den Zwischenhändler eines bestimmten Produkts zu kennen, auch der tatsächliche Hersteller muss bekannt sein. Von den unmittelbaren Zulieferern müssen Unternehmen eine vertragliche Zusicherung über die Einhaltung der Vorgaben einholen. Das Gesetz sollten Unternehmen dabei keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen. Kommen sie ihren gesetzlichen Pflichten nicht nach, können Bußgelder in Höhe von bis zu acht Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes verhängt werden.

 

Die Pflichten für Unternehmen

Kern des Gesetzes sind sogenannte Sorgfaltspflichten, wovon es neun verschiedene gibt:

  1. Einrichtung eines Risikomanagements (§ 4 Absatz 1).
  2. Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit (§ 4 Absatz 3).
  3. Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen (§ 5).
  4. Abgabe einer Grundsatzerklärung (§ 6 Absatz 2).
  5. Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich (§ 6 Absatz 1 und 3) und gegenüber unmittelbaren Zulieferern (§ 6 Absatz 4).
  6. Ergreifen von Abhilfemaßnahmen (§ 7 Absatz 1 bis 3).
  7. Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (§ 8).
  8. Umsetzung von Sorgfaltspflichten in Bezug auf Risiken bei mittelbaren Zulieferern (§ 9).
  9. Dokumentation (§ 10 Absatz 1) und Berichterstattung (§ 10 Absatz 2).

Als ersten Schritt sollten Unternehmen die Zuständigkeit festlegen. Das Gesetz empfiehlt hier beispielhaft einen Menschenrechtsbeauftragten. Sofern nicht bereits vorhanden, sollten Unternehmen also zunächst diese Rolle schaffen. Ihr obliegt dann die Koordination des weiteren Prozesses. Zunächst sollte dabei ein System zum Risikomanagement etabliert werden. Konkrete Vorgaben seitens des Gesetzgebers gibt es dafür nicht, es wird lediglich von Maßnahmen gesprochen, die dazu dienen, Verstöße gegen Menschenrechte entlang der Lieferkette zu erkennen, zu vermeiden und das Risiko für zukünftige Verstöße zu senken. Dazu gehört auch die Risikoanalyse, um einen Überblick über den Ist-Zustand zu schaffen. Dabei sollen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie bei unmittelbaren Zulieferern erfasst werden.

Diese Ergebnisse bilden die Grundlage für die geforderte Grundsatzerklärung. Diese soll daneben unter anderem noch Maßnahmen zur Prävention und Abhilfe sowie eine Verfahrensbeschreibung, wie die Sorgfaltspflichten eingehalten werden, enthalten.

 

Einfacher berichten dank digitaler Verträge

Auch wenn ein Unternehmen alle Vorgaben einhält, hat es damit seine Schuldigkeit noch nicht getan. Alle Maßnahmen müssen belegt und im jährlichen Bericht publiziert werden. Dieser muss spätestens vier Monate nach Ablauf eines Geschäftsjahres auf der eigenen Website für mindestens sieben Jahre öffentlich zugänglich gemacht werden. Ohne eine Lösung, die zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente gewährleistet, kann die Informationsbeschaffung zu einer großen Herausforderung werden, die unnötig viele Ressourcen bindet. Die Arten von Dokumenten, die hier relevant sind, können höchst unterschiedlich und von Branche zu Branche verschieden sein.

Eine Dokumentenart, die aber in jeder Lieferkette eine herausragende Rolle spielt, sind Verträge. Dabei geht es einerseits um bestehende Abkommen, aus denen Informationen gesammelt werden müssen und neue Verträge, in denen die Verpflichtungen aus dem Lieferkettengesetz festgehalten werden. Daher soll das Management digitaler Verträge hier exemplarisch vorgestellt werden.

Der Vertrags-Management-Prozess wird allgemein in sechs Schritte gegliedert: Anbahnung, Verhandlung, Prüfung und Freigabe, Unterzeichnung, Verwaltung sowie Archivierung. Bereits im zweiten Schritt, in dem es nach ersten Gesprächen konkret wird, können digitale Lösungen ihre Vorteile ausspielen. Stammdaten können zentral gepflegt werden und der Vertragsentwurf kann einfach und rechtssicher über Unternehmensgrenzen hinweg geteilt werden. Neben diesen allgemeinen Vorteilen ist in Anbetracht des Lieferkettengesetzes vor allem interessant, dass bereits ab diesem Zeitpunkt die volle Nachverfolgbarkeit gegeben ist. Sollte es einmal für einen Bericht relevant sein, können Unternehmen beispielsweise ganz einfach feststellen, welche Personen in die Vertragsverhandlung involviert waren.

Lange Zeit galten die notwendigen Unterschriften als Hürde für digitale Verträge. Das ist allerdings überholt, denn heute existiert mit der qualifizierten elektronischen Signatur ein digitales Verfahren, das der händischen Signatur rechtlich gleichgestellt ist. Damit spricht nun nichts mehr gegen Verträge, die nur noch rein digital existieren. Diese sind zudem wesentlich günstiger, umweltfreundlicher und schneller als der papierbasierte Prozess.

Stephan Feige, Market Director Logistics bei d.velop

Auch nach der Unterzeichnung kann eine Vertrags-Management-Software wertvolle Dienste leisten, etwa indem sie Verantwortliche automatisiert an die Einhaltung von Fristen erinnert. Den vielleicht größten Vorteil können digitale Lösungen dann ausspielen, wenn es um die Archivierung von Verträgen geht. Die Software sorgt dafür, dass Verträge GoBD-konform und revisionssicher archiviert werden. Dank vordefinierter Regeln landen sie automatisch im passenden Ordner, wo sie auch nach Ablauf der Vertragsfrist noch auffindbar sind. Dieses digitale Archiv ist schließlich auch die zentrale Informationsquelle für Menschenrechtsverantwortliche in Unternehmen, die Vertragsinformationen benötigen, um ihre Jahresberichte zu erstellen.

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