Von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche sind die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland noch immer weit entfernt. Das zeigen die Ergebnisse einer Studie, die Docusign gemeinsam mit dem Marktforschungsunternehmen Statista zum Thema „Prozessdigitalisierung“ durchgeführt hat*. Im Branchenvergleich zeigt sich, dass die digitale Entwicklung im Finanzsektor vergleichsweise weit vorangeschritten ist, es im Gesundheitswesen und in der Fertigung hingegen noch Ausbaupotential gibt.
Digitalisierung im eigenen Unternehmen wird überdurchschnittlich bewertet
Mit fortschreitender Digitalisierung befinden sich kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland inmitten tiefgreifender Veränderungen: Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend virtuell statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse werden zu elektronischen Abläufen. 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit gut bis sehr gut, und nehmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen (54 Prozent). Am positivsten bewertet die Finanzbranche die eigene Situation (80 Prozent), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist. Eine auffallend negative Einschätzung gab es hingegen im Gesundheitswesen: 13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche nicht gut in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei.
Wie weit die Digitalisierung tatsächlich im deutschen Mittelstand vorangeschritten ist, lässt sich gut anhand des Einsatzes von digitalem Vertragsmanagement sehen. Denn Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Studie zeigt, dass zu den Prozessen in den Unternehmen, bei denen es zu einem sogenannten „Medienbruch“ kommt, vor allem Mitarbeiterverträge (69 Prozent) und Kundenverträge (60 Prozent) zählen. In der Fertigungsbranche werden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt und eingescannt. Medienbruch bedeutet, dass ein digitaler Prozess unterbrochen wird, Daten ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst werden.
Noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement
Wie die Ergebnisse der Umfrage zeigen, gehört digitales Vertragsmanagement bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen (43 Prozent) heute schon zur Arbeitsrealität. In vielen Unternehmen ist es bereits geplant – die Umsetzung steht aber oft noch aus. Der in vielen Fällen hohe Planungsgrad (38 Prozent) weist jedoch darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie ist. Hier soll die Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal (13 Prozent), bis mittelfristig zum Ende des Jahres (48 Prozent) erfolgen.
Der Branchenvergleich zeigt, dass es vor allem in der Fertigungsbranche noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement gibt: Nur 40 Prozent bestätigten, hier schon eine Lösung im Einsatz zu haben. Trotz des hohen Bedarfs sind konkrete Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase. Anders sieht es in der Finanzbranche aus, die sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniert. Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant ist, gibt es mit 16 Prozent vor allem im Healthcare-Bereich.
Arbeitserleichterung und Effizienz vs. Sicherheitsbedenken und etablierte Prozesse
Der wichtigste Treiber für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement sind effiziente Geschäftsprozesse, es gibt aber branchenspezifische Unterschiede. Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen ist Effizienz – in der Fertigung vor allem der Bürokratieabbau. Die Anschaffung ist dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stehen nach der Geschäftsleitung die IT-Abteilungen (49 Prozent) an zweiter Stelle, gefolgt von der Personalabteilung (32 Prozent) und der Rechtsabteilung (25 Prozent).
53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Viele fürchten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34 Prozent), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. 28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich dagegen sträuben.
„Die Ergebnisse unserer jüngsten Mittelstandsstudie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gibt. Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse die übergreifenden Geschäftsprozesse und digitalen Workflows. Sie führen zu Informationssilos und werden so zum Sicherheitsrisiko“, sagt Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign. „Die Ergebnisse zeigen aber auch, dass der hohe Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt wird und der Bedarf zum Handeln erkannt wird.“
„Die vorliegende Studie von Docusign zeigt sehr deutlich, welche Potenziale wir in Deutschland noch nicht ausgeschöpft haben. Hier ist noch viel Luft nach oben,” sagt Karl-Heinz Land, Digital Evangelist und CEO bei Neuland. „Nur wer digitalisiert, kann vernetzen und in der Folge automatisieren. Unternehmen, die automatisieren, haben gegenüber ihren Wettbewerbern im Markt einen klaren Wettbewerbsvorteil. Dies zeigt sich ganz besonders in Zeiten des wirtschaftlichen Drucks auf ganze Industrien.”
Info: Alle Daten stammen von Statista sofern nicht anders angegeben. Die Umfrage wurde vom 27. April bis 25. Mai 2022 als quantitative Befragung bei 300 Personen in Deutschland via Telefon durchgeführt. Es wurden 300 Personen, die zum Thema Vertragsmanagement in KMU in Deutschland befragt, darunter allgemeine Entscheidungsträger, Firmenchefs im Mittelstand, Mitarbeiter in HR, IT, Einkauf, Rechtsabteilung, in Unternehmen von 100 bis 2.000 Mitarbeiter in den Branchen Manufacturing/Engineering, Financial/Insurance, HealthCare/Life Science.
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