Nachdem im Bundestag Änderungen im Nachweisgesetz verabschiedet wurden, die bereits ab 1. August dieses Jahres gelten, stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, ihre bestehenden internen Prozessabläufe und Musterverträge zu überprüfen. Hintergrund der Neuerung des Nachweisgesetzes war die Frist zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union, die bereits 2019 veröffentlicht wurde. Der Zweck dieser Richtlinie liegt in der Verbesserung der Arbeitsbedingungen, indem dem Arbeitgeber bestimmte Informationsverpflichtungen zum Arbeitsverhältnis auferlegt werden. Unternehmen müssen hierbei dem Arbeitnehmer bestimmte Details zu Arbeitsbedingungen und Arbeitsdauer schriftlich mitteilen. Während die EU-Richtlinie diese Mitteilungen im elektronischen und Papierformat erlaubt, überlasst sie den EU-Mitgliedstaaten das Recht, die Formalitäten der Richtlinie selbst festzulegen.
Traditionell hat Deutschland eine eher strikte Position bei solchen Mitteilungen und den entsprechenden Formaten eingenommen. So wurde in der Vergangenheit darauf bestanden, dass diese Nachweise lediglich in Papierform und mit händischer Unterschrift erlaubt sind, während die Mehrzahl der EU-Staaten solche Mitteilungen und Unterschriften auch elektronisch und digital zulässt.
Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign, erklärt, ob und inwiefern diese Gesetzesänderungen Auswirkungen für Unternehmen hat, die sich im digitalen Transformationsprozess befinden oder diesen gerade abgeschlossen haben:
„Verständlicherweise hat das neue Nachweisgesetz bei Unternehmen Bedenken ausgelöst, wie viel Bürokratie nun nötig ist, um den Nachweisanforderungen Folge zu leisten. Dazu kommt die Sorge über eventuelle Bußgelder bis zu 2.000 Euro, die nun drohen können. Die erweiterten Anforderungen sollten jedoch nicht beeinflussen, wie Unternehmen digitales Signieren zu ihrem Vorteil nutzen können:
Obwohl das neue Nachweisgesetz den Beginn des Arbeitsverhältnisses etwas komplexer macht, schließen diese Neuregelungen digitale Signaturen beim Abschluss von Arbeitsverträgen nicht aus. Digitale Signaturen – unter Berücksichtigung der relevanten lokalen Anforderungen – bleiben nach wie vor ein solides Format für die Unterzeichnung von Arbeitsverträgen.
Denn: Die Verpflichtung zur schriftlichen Mitteilung der wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses bezieht sich nicht auf die eigentlichen Arbeitsverträge, sondern nur auf die Bedingungen. Grundsätzlich gilt es, zwischen dem Arbeitsvertrag selbst und der Informationspflicht des Nachweisgesetzes zu unterscheiden. Während Arbeitsverträge weiterhin elektronisch geschlossen und unterschrieben werden können, muss die Informationspflicht auf Papier und mit händischer Unterschrift des Arbeitgebers erfolgen. Dies muss nicht zeitgleich mit dem Arbeitsvertrag geschehen, laut Nachweisgesetz aber spätestens am ersten Arbeitstag. In der Realität bedeutet dies, dass der angeforderte Nachweis einfach ein Teil der Onboarding-Materialien des neuen Mitarbeiters sein kann. Ein wesentlicher Punkt ist zudem, dass der Nachweis lediglich vom Arbeitgeber, nicht jedoch vom Arbeitnehmer, signiert werden muss.
Das Nachweisgesetz und die Anforderungen an den Arbeitgeber sind nicht neu: Die EU-Richtlinie ist lediglich eine Aktualisierung der europäischen Richtlinie von 2019, die mehr oder weniger dieselben Informationsanforderungen enthält. Bereits die bisherige Version des Nachweisgesetzes, die jetzt am 1. August 2022 ersetzt wird, hat das digitale Mitteilungsformat schon nicht zugelassen. Neu ist allerdings, dass Verstöße erstmals sanktioniert werden.“
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