Zu Beginn eines Jahres fassen wir nicht nur privat gute Vorsätze, sondern auch viele Unternehmen nutzen diese Zeit des Neubeginns, um ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und neue Möglichkeiten für Wachstum zu schaffen. Und dies gilt 2022 wahrscheinlich mehr als für alle Jahre zuvor: Denn seit der rapiden Verlagerung von Arbeitsplätzen ins Home-Office sowie von Daten in die Cloud stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen.
Die meisten Arbeitnehmer schätzen die neuen hybriden Arbeitsmodelle: Laut der Mittelstandsstudie 2021 von Docusign können sich Befragte vorstellen, 2,5 Tage pro Woche an einem anderen Ort als dem Büro zu arbeiten. Auch haben sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen inzwischen daran gewöhnt, eine Reihe von digitalen Werkzeugen in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren. Dieser Trend hält zunehmend sogar Einzug in Abteilungen, in denen das kaum jemand erwartet hätte – zum Beispiel in Personalabteilungen und sogar in der Rechtsabteilung, in der Sicherheit und Datenschutz oberste Priorität haben, wird nach neuen Wegen gesucht, um vertrauliche Prozesse mit der neuen Kultur des flexiblen Arbeitens zusammenzubringen.
Doch während Abstimmungen recht reibungslos mit Kollaborations-Tools und Video-Chats funktionieren, kommt der Prozess oft ins Stocken, sobald eine Unterschrift benötigt wird. Da wird Papier ausgedruckt, eingescannt und per Email versandt. Bei wichtigen Verträgen bleibt dann nur der Postweg – oder?
Das Vertragsmanagement von A bis Z digitalisieren
Viele Unternehmen nutzen bereits elektronische Signaturen, wie Docusign sie anbietet. Weit weniger Verantwortliche wissen allerdings, dass eine elektronische Signatur auch für wichtige Vertragsunterzeichnungen verwendet werden kann – vorausgesetzt es werden bestimmte Bestimmungen eingehalten. Die sogenannte „qualifizierte elektronische Signatur“, die eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, ist rechtlich als Äquivalent zu einer händischen Unterschrift anerkannt.
Oft ist ebenso wenig bekannt, dass nicht nur die Unterschrift, sondern das komplette Vertragsmanagement digitalisiert werden kann: Ein Vertragszyklus besteht aus der Verhandlungsphase, der Dokumentenerstellung, dem eigentlichen Signieren, aber auch der Integration mit vorhandenen Aufzeichnungssystemen und schließlich einer intelligenten Aufbewahrung, so dass spätere Analysen und Vergleiche mit anderen Verträgen möglich sind. All diese Schritte können digitalisiert werden, zusammengeführt auf einer einzigen Plattform in der Cloud – natürlich mit dem Sicherheitslevel, das für Verträge nötig ist.
Die aktuelle digitale Transformation im Schnelldurchlauf erfordert auch eine agilere Arbeitsweise, und es bleibt weniger Zeit für Engpässe, Fehler und Verzögerungen in den Abläufen. Mit digitalem Vertragsmanagement können Unternehmen in jeder Branche ihre Geschäftsabläufe dementsprechend grundlegend verändern und Verzögerungen beseitigen. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können stattdessen von vielen Orten aus gemeinsam an Verträgen arbeiten – dies macht Prozesse wesentlich effizienter. Wenn Teams schneller und besser vernetzt zusammenarbeiten, bringt dies für Unternehmen im kommenden Jahr spürbare Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen.
Weniger Bürokratie und mehr Nachhaltigkeit im neuen Jahr
Auch mehr Nachhaltigkeit steht bei vielen Unternehmen auf der Agenda. Wenn ein Unternehmen Berge von Papier produziert, die dann in Aktenordnern oder gleich im Mülleimer verschwinden, ist dies nicht sehr nachhaltig. Deshalb geht der Trend zunehmend zum papierlosen Büro. 74 Prozent der befragten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Mittelstandsstudie sind dementsprechend der Meinung, dass papierlose oder papiersparende Maßnahmen – wie digitale Signaturen, digitale Notizbücher und das Reduzieren von Ausdrucken – einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.
2022 werden viele Unternehmen die neue Art zu Arbeiten konsolidieren und weiter ausbauen – schlankere Prozesse und weniger Bürokratie sind dafür entscheidende Bausteine und werden die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie der Kunden nachhaltig verbessern.
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