Es ist immer noch ein echter Klassiker: Der neue Mitarbeiter kommt ins Unternehmen und sein Arbeitsplatz ist nur unzureichend vorbereitet. Es fehlen Passwörter und Geräte, im schlimmsten Fall wurde auch niemand bestimmt, der ihn am ersten Tag begleitet. Ein optimaler Start sieht anders aus!
Was zunächst wie eine Petitesse anmutet, kann tiefgreifende Folgen haben. Auf der einen Seite sind zunächst die Kosten, die entstehen, wenn die Neulinge nicht vom ersten Tag an produktiv arbeiten können. Zum anderen fühlen sich neue Mitarbeiter so nicht wertgeschätzt und sehen den künftigen Arbeitgeber nicht im besten Licht – und das erhöht nachweislich die Absprungraten in den ersten Wochen. In Zeiten des „War for Talents“ und öffentlicher Bewertungen kann auch das weitreichende Folgen haben: Die begehrten Digital-Natives haben wenig Verständnis dafür, wenn sie auf ihr Equipment warten müssen und dieses unter Umständen auch noch veraltet ist.
Service-Management automatisiert HR-Prozesse
HR alleine kann kaum sicherstellen, dass der neue Kollege von Beginn an alles hat, was er zum Arbeiten braucht. Dazu sind zu viele Personen und Abteilungen in die Prozesse involviert: Zum Beispiel die IT, Finance sowie die zukünftige Fachabteilung des neuen Mitarbeiters. Zu viele Abläufe zur Bereitstellung seines IT-Arbeitsplatzes laufen immer noch unkoordiniert und werden manuell angestoßen. Sogenanntes digitales Onboarding mit einem guten Service-Management-System sorgt hier für mehr Struktur und entlastet die HR-Abteilung. Aber wie sieht das im Detail aus?
Eine umfassende, integrierte Service-Management-Lösung stellt den Onboarding-Prozess automatisiert und für alle transparent bereit. Dies spart dem HR-Manager viel Zeit und Mühen und verbessert zugleich die Qualität der Services, welche die Mitarbeiter erhalten. Im Idealfall sind das Asset-, Lizenz- und Vertragsmanagement ins Service-Management integriert und erzeugen so eine vollständige, unternehmensweite Abbildung des IT-Arbeitsplatzes, seiner Kosten und der Nutzung der Softwarelizenzen. Darüber hinaus ermöglicht ein zentralisiertes Service-Management ein einfacheres und schnelleres Arbeiten für HR-Abteilungen, ohne aufwendige Trainings oder Programmierkenntnisse.
Wie sieht das konkret aus? Das zeigt das Beispiel mit Bob. Bob ist ein neuer Außendienstmitarbeiter im Vertrieb, der demnächst seine Arbeit aufnehmen soll – und das kann folgendermaßen ablaufen:
- Sobald der unterzeichnete Arbeitsvertrag von Bob im Unternehmen vorliegt, trägt ihn die Personalabteilung als neuen Kollegen ins HR-System ein. Das Service-Management-System nimmt all diese Informationen auf.
- Für Bob wird durch das Service-Management-System automatisch im Active-Directory ein Account erstellt und einer Benutzerrolle zugewiesen. Dadurch erhält er sofort alle Zugriffsrechte, die er für seine Arbeit benötigt, beispielsweise Zugriff auf das CRM-System. Auch die Bestellung eines Dienstwagens kann beispielsweise so direkt angestoßen werden, ebenso der Zugang zu den Unternehmensräumen ab Eintrittsdatum.
- Sollte Bob neben den automatisch zugewiesenen Rechten weitere IT-Ausstattung benötigen, kann sein fachlicher Vorgesetzter diese über ein Self-Service Portal per Service-Request bestellen. Diese Bestellung wird automatisch an die entsprechenden Verantwortlichen weitergegeben und bearbeitet.
- Ergebnis: Bob kommt am ersten Tag ins Unternehmen und findet einen komplett konfigurierten Arbeitsplatz vor und kann direkt mit seiner Tätigkeit starten. Idealerweise kann er im Self-Service-Portal Feedback geben und hilft so seinen Kollegen sich hier zu verbessern.
Durch eine derartige Automatisierung des Onboarding-Prozesses entfallen viele administrative Schritte für die HR-Abteilung und sie ist enger an die IT-Abteilung angebunden. Dadurch werden beide Bereiche entlastet und können sich wichtigeren Aufgaben widmen. Dazu gehört es für HR beispielsweise auch, sicherzustellen, dass dem Neuankömmling am ersten Tag ein Mentor zur Seite steht, eine Einarbeitungsliste existiert und ein Willkommenspaket mit wichtigen Informationen bereit liegt. So wird das Onboarding für beide Seiten ein Erfolg.
Drei Tipps für das Onboarding
- Onboarding sollte eine hohe Priorität im Unternehmen haben: Nur wenn alle Beteiligten das Onboarding als einen ersten wichtigen Schritt in der Zusammenarbeit mit dem neuen Kollegen sehen, wird es auch ein Erfolg und erspart so unnötige Rennerei, Kosten und Frust.
- Standardisierte Prozesse helfen, damit der erste Tag perfekt läuft.
- Onboarding ist immer eine abteilungsübergreifende, ganzheitliche Angelegenheit. Es geht darum, den neuen Mitarbeiter sowohl fachlich als auch in sozialer und kultureller Hinsicht aufzunehmen. Das sollte bei allen Aktivitäten um den ersten Tag herum – und auch später – berücksichtigt werden.
Von Klaus Ziegerhofer, Product Manager Service Management bei Matrix42
