Software macht Scanstraßen smart

ibml-image-trackScan- und Postdienstleister werden die Wertschöpfung ihrer Produktion deutlich erhöhen, wenn sie die Prozesse End-to-End automatisieren. Das bringt neue Herausforderungen für die Hersteller von Hochleistungsscannern und Scanstraßen. In Zukunft ist die Hardware nicht mehr das wichtigste Alleinstellungsmerkmal. Entscheidend ist die Software, auf der die Automatisierung beruht.

Wenn ein Scandienstleister die Produktivität seiner Datenerfassung steigern möchte, ist natürlich die Geschwindigkeit der Digitalisierung der Dokumente das wichtigste Thema. Und in diesem Zusammenhang stellen die Verantwortlichen die Frage, wo die Grenzen der Hardware und der manuellen Prozesse erreicht sind. Denn ab hier übernimmt die Software – und sie macht den Unterschied innerhalb eines hart umkämpften Marktes.

Wie groß dieser Unterschied aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist, lässt sich einfach rechnen. Wenn der Dienstleister schneller mit seinen Kunden abrechnet, kann er den Kapitalbedarf für seine Operation um bis zu 50 Prozent senken – ein Ziel vieler Dienstleister ist es deshalb die Durchlaufzeit zu halbieren und damit Kosten zu sparen und einen schnellen ROI zu erreichen.

Der Schlüssel für diese Neuausrichtung ist die digitale Intelligenz, die in die Scanner eingebaut ist.

Mit Hilfe der intelligenten Software wird der Dienstleister die aufwändigsten manuellen Schritte abbilden und automatisieren. Denn die heutige Anforderung an einen Scanner ist es eben nicht nur Bilder zu erstellen oder Daten auszulesen. Trotz allen Diskussionen rund um Digitalisierung und Dienstleistungen über das Internet – tatsächlich wurde noch extrem viel Papier produziert, bedruckt, ausgefüllt, verschickt, gescannt und die Informationen weiter verarbeitet.

 

Intelligent Information Capture

IBML-solutions-illustration_V2Entscheidend für die Dienstleister ist – die Lösungen sollen skalierbar sein. Egal ob sie kleine Belegzahlen verarbeiten oder riesige Volumen von mehr als 40, 50 oder 100 Millionen Scans auf mehreren Maschinen verteilt über das gesamte Jahr. Die Features der Software sollen identische sein und Tischscanner ebenso wie Scanstraßen schlau und agil machen.

Beim letzten Update ihrer Produktion vor einigen Jahren hatten die Scandiensleister noch Hardware-Produkt gekauft, die sie nach Geschwindigkeit oder Qualität der Bilder ausgesucht hatten. Heute entscheidet das Management anhand der Softwarefunktionen. Die sollen sich exakt nach den Prozessen richten und diese automatisieren.

Das Resultat ist die Verbesserung der Prozesse von der Vorbereitung bis zu Ablage. Eben weil die Software Merkmale wie Barcode, Unterschrift, Logo auf dem Papier erkennt, fällt die manuelle Sortierung weg. Weil sie Blätter automatisch trennt, werden auch Trennblätter unnötig. Darüber hinaus sortiert die Software Dokumente aus, auf denen beispielsweise Unterschriften oder Barcodes fehlen.

 

Inline Intelligence

Keine Frage – die Software ist das zukünftige digitale Gehirn der Maschine. Das ist in die Scanstraße eingebaut, bei ibml heißt es „Inline Intelligence“. Denn die Hardware allein ist alles andere als ‚smart‘. Sie liefert zwar hervorragende Bilder und erkennt die Daten auf dem Dokument. Aber ob diese Bilder für OCR ausreichen oder ob die erkennten Daten korrekt sind, konnten die Scanner bisher nicht kontrollieren.

Deshalb waren viele Dienstleister gezwungen, mit viel Personal die Daten manuell nach zu bearbeiten, neu zu sortieren und neu zu scannen oder Datensätze entsprechend zu korrigieren. Die neue Qualität ist, dass die Software Daten automatisiert und innerhalb des Scanners validiert. Diese korrigiert schlechte Belege, so dass sie für eine OCR Volltexterkennung geeignet sind.

Auch hier gibt es für die Anwender einen klaren Nutzen, den sie leicht ausrechnen können: Nachdem die Automatisierung schon die Arbeitsvorbereitung beschleunigt hat, können sie bei der Nachbearbeitung bis zu 50 Prozent des Aufwandes – und der entsprechenden Kosten – sparen.

 

Analyse und Systemadministration

Ein dritter wichtiger Punkt für Scandienstleiter ist, dass alle Software aus einer Hand kommt.

So zählen auch die Analytic-Tools zu der Software-Ausstattung, die ibml  mit dem Scanner liefert. Hier läuft die Überwachung der kompletten Installation – ohne Grenzen skalierbar und ohne Unterschied wie viele Maschinen installiert sind und an wie vielen Standorten sie laufen. Die Software schickt automatisiert Reports über Auslastung, Probleme, Anzahl der gescannten Seiten und den jeweiligen Status.

Jeden Tag erhalten Geschäftsführung und Produktionsleitung detaillierte Berichte über alle Vorgänge innerhalb der Produktion. Selbstverständlich kann das Management auch Alarme einstellen. Wenn die Produktion unter eine bestimmte Quote fällt, schickt die Software einen Alarm auf das Handy oder auf den PC. Damit haben die Verantwortlichen Überblick und Kontrolle über ihre Prozesse. Sie sehen Probleme lange im Voraus auftauchen und können schnell eingreifen. Auf diese Weise halten sie ihre Produktion stabil, den Durchsatz hoch und die Kosten niedrig.

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Rechnen Sie den ROI Ihrer Scanstraßen

Die Optimierung der Scanproduktion lässt sich in Zahlen ausdrücken: Bereits eine Verbesserung der Erkennungsrate um nur zehn Prozent verringert die manuelle Bearbeitung erheblich. Damit beschleunigt sich die automatische Dokumentenverarbeitung und somit der gesamte Prozess.

Bei der ROI-Berechnung beginnen die Verantwortlichen typischerweise mit der Anlieferung der Belege und kalkulieren die Kosten bis zur Buchung oder zur Rechnungsstellung auf Basis der extrahierten Daten. Doch viele Verantwortliche gehen einen Schritt weiter und beziehen den Kapitalbedarf für die gesamte Produktion mit in ihre Rechnung ein.

Das eröffnet ihnen einen ganz neuen Blick auf die Kosten und auf die Scanproduktion. Denn jetzt überlegen sie, wie sie die Prozesse umbauen, um sie ganz grundsätzlich zu verbessern und zu automatisieren. Der Blick ist nicht mehr nur auf den Scanner gerichtet sondern auf die gesamte Produktion.

Hier eine Checkliste zur Analyse von Schwachstellen:

  • Wo und wie kommt das Papier in der Halle an?

In Briefkuverts oder im Dokumentenstapel in Boxen?

  • Wie bereiten sie es für das Scannen vor?
    Vorsortieren? Trennblätter einfügen? Barcodes aufkleben?
  • Was passiert nach dem Scannen mit den Belegen?
    Neu sortieren und bestimmte Dokumente im Original weiter geben? Trennblätter entfernen?
  • Wo entstehen welche Kosten und wie kann intelligente Software die Abläufe automatisieren?

 

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