Wie bereitet man sich auf die Cloud vor?

Mathias Hein, Consultant, Buchautor, Redakteur
Mathias Hein, Consultant, Buchautor, Redakteur

Einer der Schlüssel zum Erfolg einer Migration der Unternehmenskommunikation in die Cloud steckt in einer guten Vorbereitung.

Jedes erfolgreiche Geschäftsprojekt beginnt immer mit einer guten Vorbereitung. Wir wissen natürlich auch, dass ungeplante Dinge immer wieder passieren. Hat man seine Hausaufgaben gemacht, dann hat man eine solide Grundlage gelegt, damit so wenig wie möglich Überraschungen eintreten. Will ein Unternehmen beispielsweise einen Teil oder die gesamte Kommunikationstechnologie in die Cloud migrieren, dann müssen die richtigen Schritte vorbereitet werden, damit der Übergang reibungslos abläuft. Die folgenden Aspekte sollten daher bei einer Cloud-Migration berücksichtigt werden:

  • Klare Definition der Ziele und Erwartungen: Mit dem Management, den Benutzern und den Anbietern bzw. Integratoren muss klar und deutlich abgestimmt werden, wie der Übergang von der derzeitigen Technologie auf die zukünftige Technologie aussehen soll. Welche Zwischenschritte sind notwendig und wann gilt der Migrationsprozess als beendet. Die Definition der Ziele und einer entsprechenden Roadmap trägt dazu bei, dass zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Entscheidungen getroffen werden können und das geplante Ergebnis realisiert wird.
  • Die Anforderungen müssen klar und deutlich definiert werden: Hierbei sind folgende Aspekte zu beachten:
    Durch den Umzug in die Cloud werden sich die Arbeitsprozesse des Unternehmens drastisch verändern und es werden Möglichkeiten eröffnet, die die bisherige Lösung nicht leisten konnte. Wird nur geplant, die vorhandenen Funktionalitäten in die Cloud zu verschieben, dann greift die Migration zu kurz und es werden nicht alle Möglichkeiten der neuen Technologie ausgeschöpft.
    Die Cloud verändert die Kommunikationsmöglichkeiten und der Migrationsplaner muss dafür sorgen, dass keine Entscheidungen getroffen werden, die zukünftige Veränderungen bzw. Erweiterungen verhindert. Darüber hinaus muss bedacht werden, dass die im Markt angebotenen Cloud-Lösungen nicht immer alle Features unterstützen, die die bisher genutzten Systeme bereitstellten. Beispielsweise fehlt bei vielen Cloud-Lösungen die Chef-/Sekretärin-Kommunikationsvariante. In der Vergangenheit liefen alle Kommunikationsstränge zum Unternehmenschef bei seiner Sekretärin auf. Diese nahm alle Telefonate, pflegte seinen Kalender und überprüfte oft auch die eingehenden E-Mails. Bei einer Cloud-Lösung wandert diese Funktion in die Wolke, welche dafür sorgt, dass die Kommunikationsstränge des Chefs nicht mehr an seine Sekretärin übermittelt werden.
    Eine klare Festlegung der Anforderungen trägt dazu bei, die richtigen Lösungen für die jeweilige Arbeitsumgebung zu finden.
  • Die Konnektivität ist die Basis: Wenn ein Unternehmen die Verbindung zu ihrem Cloud-Anbieter verliert, dann verliert es die Kommunikationsfähigkeit. Daher ist die Absicherung der Anbindung zum Cloud-Provider oberstes Gebot. Es muss nicht nur für die Redundanz beim Cloud-Provider, sondern auch für die Redundanz beim Internet-Service-Provider und bei den physikalischen Anbindungen gesorgt werden. Aus diesem Grund müssen sowohl die physikalischen als auch die logischen Strukturen auf Redundanz überprüft werden.
  • Den Support bei der Planung nicht vergessen: Welche Reaktionszeiten werden nach dem Umzug in die Cloud erwartet und welche Statusinformationen müssen unbedingt zur Verfügung stehen? Über welche Kommunikationskanäle (Web oder Telefon) werden Probleme gemeldet? Welche Kontrolle will das Unternehmen über die Konfiguration der Benutzer behalten? Wer führt Änderungen aus, die zu komplex für die eigenen Mitarbeiter sind, um diese selbst auszuführen? Gibt es ein Support-Team, das bei bestimmten Fragestellungen hilfreich zur Seite steht.
    Wie werden die Service-Level-Agreements (SLAs) festgelegt? Wie reagiert der Anbieter, wenn festgelegte Meilensteine gerissen werden. Wie ist ein Fehler definiert und wann beginnt die Fehlerbehebungszeit?
  • Überprüfen der Vertragslaufzeit für die bestehenden Services: Niemand will vertraglich vereinbarte Kündigungsstrafen bezahlen. Aus diesem Grund sollte überprüft werden, wie man bestimmte Services loswerden kann, die ein Unternehmen nicht mehr benötigt. Diese Informationen erleichtern den Umzug der genutzten Services in die Cloud.
  • Eine individuelle Trainingsstrategie entwickeln: Die Benutzer im Unternehmen müssen sich an die neuen aus der Cloud bereitgestellten Services gewöhnen. Aus diesem Grund müssen die Anwender auf die Veränderungen vorbereitet werden und wissen, wie die neuen Werkzeuge zu nutzen sind. Genügt ein Training per Webinar oder müssen die Mitarbeiter in einem speziellen Präsenztraining ausgebildet werden?
  • Gesamtstrategie für die Migration: Sollen alle Anwender gleichzeitig in die Cloud umziehen oder erfolgt die Migration schrittweise? Die Aktivierung der Cloud-Dienste kann eine erhebliche Komplexität mit sich bringen, da die unterschiedlichen Cloud-Anbieter individuelle Aktivierungsstrategien bereitstellen. Daher muss sichergestellt werden, dass der zukünftige Lösungsanbieter die eigene Umstellungsstrategie unterstützt

Fazit

Die Cloud-Migration jedes Unternehmens läuft anders ab. Entlang des Migrationspfads findet man immer wieder Stolpersteine, die den Umstellungsprozess verzögern oder unter Umständen sogar vollkommen aufhalten können. einzigartigen Prozessen und Schmerzen auf dem Weg. Allerdings wird der Weg in die Cloud durch eine umfassende Planung und eine ausreichende Vorbereitung geebnet und es wird die Grundlage dafür geschaffen, dass die Cloud-Migration zu einem Erfolg werden kann.

#Netzpalaver