Tipps von Docusign – Wie sich Veränderungen in der Arbeitswelt am besten umsetzen lassen

Die zunehmende Digitalisierung mit technologischen Innovationen in der Kommunikation und Mobilität – vor allem aber die pandemiebedingte Umsiedlung ins Home-Office – haben ein neues Arbeitsumfeld geschaffen: Mobiles Arbeiten gehört zum Alltag wie die Stechuhr in den 70ern. Das untermauert auch eine aktuelle Studie unter rund 1100 Unternehmen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. Rund jede zweite Organisation gab an, dass Corona die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells beschleunigt hat, im Vergleich zu 15 Prozent kurz nach Beginn der Pandemie. Eine knappe Mehrheit betont sogar, dass die weltweite Gesundheitskrise einen Innovationsschub im eigenen Unternehmen ausgelöst hat.

 

Hybrides Arbeiten gehört die Zukunft

Unbestritten ist nach den Erfahrungen der letzten Jahre aber auch, dass sich die Zukunft der Arbeit nicht ausschließlich auf Remote-Tätigkeiten beschränken wird. Zu groß sind die Einschränkungen, wenn es um die direkte Kommunikation mit Kolleginnen, Kollegen und Führungskräften geht. Organisationen stehen damit vor der schwierigen Situation, unterschiedliche Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen miteinander zu vereinen. Möglich wird das dadurch, dass Unternehmensführungen unterschiedliche Arbeitsstile zulassen und hybride Arbeitsplätze ins Leben gerufen werden. Ziel muss es sein, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten und neue Werkzeuge nutzen zu können: Alles ist jederzeit und von überall machbar, ermöglicht durch das Internet.

Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign

Im Rahmen dieser Entwicklung gilt es für Unternehmen, die Potentiale und Chancen der zukünftigen Arbeitswelt auszuloten. Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign, gibt folgende konkrete Empfehlungen, wie sich Veränderungen in der Arbeitswelt umsetzen lassen und was Unternehmen in dieser Hinsicht beachten sollen:

Agile Führung: Es braucht eine neue kollaborative Art von Leadership. Im Mittelpunkt steht das Engagement, Know-how bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufzubauen – und zwar tiefgreifend. Verantwortungsbewusstsein, Eigenständigkeit, aber auch entsprechende Technologien unterstützen dabei. Dazu gehört eine echte „papierlose Unternehmenskultur“. Bestehende papierbasierte Prozesse behindern übergreifende Geschäftsprozesse und digitale Workflows immer mehr, führen zu Informationssilos und werden zum Sicherheitsrisiko.

Digitale Prozesse etablieren: Jetzt kommt es darauf an, die in der Corona-Pandemie schnell geschaffenen Strukturen zu konsolidieren und zu verfestigen. Digitale Kommunikations-Tools, die zunächst nur „übergangsweise“ für das Home-Office eingeführt wurden, spielen eine entscheidende Rolle und treiben die digitale Transformation voran. Besonders schwierig wird die Prozessoptimierung, wenn Papierdokumente im Spiel sind: Verträge werden oft mehrfach ausgedruckt, verschickt, eingescannt und archiviert. Diese Vorgehensweise birgt diverse Risiken und Nachteile, die sich mit einem vollständig digitalen Ansatz weitgehend eliminieren lassen.

Verträge rechtssicher elektronisch unterschreiben: Veraltete, papierbasierte Vertragsprozesse sind manuell, langsam, teuer und fehleranfällig. Die Umstellung auf ein volldigitales Vertragsmanagement erfordert nur einen geringen Aufwand und lässt sich problemlos in die bestehenden Systeme integrieren. Über das Versenden von digital unterzeichneten Unterlagen hinaus können Vertragsanpassungen digital nachverfolgt werden, was während sämtlicher Verhandlungsphasen für die geforderte Rechtssicherheit bei der Ausgestaltung und für den Abschluss von Verträgen sorgt. Mit der elektronischen Signatur lassen sich Vereinbarungen auch einfach und unbürokratisch online teilen und unterzeichnen. Auch können Dokumente in einem Schritt unterschrieben und bezahlt werden. Das senkt den Papierverbrauch und beschleunigt den Prozess für Kunden und Partner. Dabei ist die elektronische Signatur genauso konform und rechtsgültig wie händisch unterschriebene Verträge und Dokumente.

Abschied vom Papier rückt näher: Auch mehr Nachhaltigkeit steht bei vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Und mit dem Umstieg auf papierlose Prozesse kann man einen wesentlichen Beitrag zu weniger CO2-Emissionen leisten. Dadurch, dass Dokumentenmanagement-Tools den Arbeitsalltag erleichtern, steht dem umweltfreundlicheren Arbeiten ohne Drucker, Scanner oder Fax nichts mehr im Weg – ob im papierlosen Büro oder zu Hause. Der Trend hin zum papierlosen Büro zeichnet sich auch in der Bitkom-Studie ab: Erstmals erklärten mehr als die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent), dass weniger ausgedruckt wird als noch vor einem Jahr.

Fest steht: Home-Office, virtuelle Teams, Videokonferenzen statt Reisen – die Corona-Krise hat die Arbeitswelt massiv geprägt. Digitale Prozesse können Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können dadurch viel flexibler und unabhängiger arbeiten. Das digitale Vertragsmanagement kann hier ein entscheidender Baustein sein und zusätzliche Effizienz in Unternehmensprozesse bringen, um auch künftig wettbewerbsfähig zu bleiben.

#Docusign