Derzeit setzen weltweit mehr als 300 Millionen gewerbliche Nutzer Microsoft-365 ein. Eine Herausforderung für Nutzer ist jedoch, dass diese Suite von Anwendungen und Services nur begrenzte Optionen bietet, Backups zu erstellen. Avepoint hat daher die fünf wichtigsten Aspekte zusammengestellt, die User im Zusammenhang mit dem Sichern von Microsoft-365-Daten berücksichtigen sollten.
Microsoft-365 benötigt ergänzende Backup-Tools
Es reicht nicht aus, sich bei der Sicherung von E-Mails und Dokumenten auf die „Bordmittel“ von Microsoft-365 zu verlassen. Denn die Cloud-Plattform von Microsoft stellt nur Basisfunktionen bereit. So speichern Microsoft-365 und Sharepoint-Online-Dokumente nur 93 Tage lang im Papierkorb, gelöschte E-Mails bis zu 30 Tage. Nach Ablauf dieser Frist lassen sich diese Daten nicht mehr wiederherstellen. Erweiterte Funktionen stellen Backup-Lösungen externer Anbieter zur Verfügung, etwa Avepoint-Cloud-Backup. Sie überlassen dem Nutzer beispielsweise die Wahl, wie lange er Sicherungen von Dokumenten, E-Mails und Microsoft-Teams speichern möchte. Zusätzlich kann er festlegen, welche Informationen, wie etwa einzelne Dateien, wo wiederhergestellt werden sollen. Als Ziele für die Datensicherung kommen beispielsweise Instanzen auf Microsoft-Azure in Betracht, aber auch Amazon-S3-kompatible Cloud-Storage-Ressourcen, Cloud-Plattformen in einer bestimmten Region oder eine Private-Cloud. Dadurch kann ein Unternehmen individuell definierte Compliance- und Datenschutzvorgaben einhalten.
Cloud oder Onpremises: Welche Backup-Strategie erfüllt die Anforderungen am besten
Eine wichtige Frage ist, ob die Datensicherung im eigenen Rechenzentrum (Onpremises) oder mit einer Cloud-Lösung (Software as a Service, SaaS) erfolgen soll. Beim Onpremises-Ansatz muss der Nutzer selbst die Datensicherungsplattform bereitstellen, updaten und nötigenfalls erweitern, wenn die Kapazitäten nicht mehr ausreichen. Das kostet Geld und Zeit. Außerdem steigt dadurch die Belastung der IT-Abteilung. Die Alternative sind Backup-Services für Microsoft-365 aus der Cloud, etwa Avepoint-Cloud-Backup, die auf Microsoft-Azure gehostet werden. Dies stellt sicher, dass die Backup-Lösung perfekt mit Microsoft-365 zusammenarbeitet, stets über aktuelle Application-Programming-Interfaces verfügt und hoch skalierbar ist. Außerdem kann ein Unternehmen selbst entscheiden, über welche Rechenzentren es die Cloud-Backup-Software nutzen möchte, etwa Datacenter in der Europäischen Union.
Daten aller relevanten Microsoft-365-Dienste sichern
Microsoft-365 ist keine monolithische Anwendung. Vielmehr besteht sie aus vielen Komponenten, etwa Sharepoint-Online, Exchange-Online, Office-365-Gruppen, Onedrive for Business und der Aufgabenverwaltung Microsoft-Planner. Eine Backup-Lösung sollte die Daten all dieser Anwendungen sichern. Das gilt vor allem dann, wenn Datensicherungen der Collaboration-Lösung Microsoft-Teams erstellt werden. Denn Teams nutzt viele der genannten Komponenten. Die Backup-Software muss in diesem Fall die Vernetzung der Services berücksichtigen. Sie sollte Dateien, den Teams-Unterhaltungsverlauf, Teams-Kanäle, Daten von Planner, Mitgliedschaften und weitere Informationen speichern. Doch das tun nur wenige Lösungen. Hierbei sind virtuelle Assistenten sehr hilfreiche Tools. Sie unterstützen technisch weniger versierte Nutzer dabei, auf einfache Weise Dateien aus Microsoft Teams wiederherzustellen und entlastet dabei den IT-Support.
Microsoft 365-Daten vor Cyber-Angriffen schützen
Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom wurden 2021 rund 18 Prozent der Unternehmen in Deutschland Opfer einer Attacke mit einem Verschlüsselungstrojaner (Ransomware). Die Angreifer verschlüsseln unter anderem Daten auf File-Shares und geben sie erst nach Zahlung von Lösegeld wieder frei. Häufig erfolgt ein solcher Angriff über eine Datensynchronisierung mit Sharepoint-Online oder Onedrive. Microsoft-365 bietet einen Basisschutz vor solchen Angriffen. Effektiver ist jedoch eine Backup-Lösung wie Avepoint-Cloud-Backup. Sie unterstützt nicht nur längere Aufbewahrungszeiten, sondern ermöglicht es, unveränderliche Backups zu erstellen. Solche Datensicherungen kann ein Angreifer weder manipulieren noch verschlüsseln. Idealerweise verfügt die Backup-Lösung außerdem über Analyse-Funktionen, die eine Ransomware-Attacke frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten . Avepoint-Cloud-Backup nutzt dafür beispielsweise Verfahren, die auf maschinellem Lernen basieren.
Hohe Ansprüche für die Wahl des Cloud-Backup-Services sind wichtig
Auf dem Markt sind etliche cloudbasierte Backup- und Restore-Lösungen für Microsoft-365 verfügbar. Nicht alle eignen sich dazu, eine fundierte Datensicherungsstrategie für die Plattform von Microsoft umzusetzen. Besonders wichtig bei der Auswahl eines SaaS-Angebots sind folgende Kriterien:
- Eine umfassende Sicherung der Daten von Sharepoint, Exchange sowie Onedrive for Business, Teams, Planner und öffentlicher Verzeichnisse,
- automatische Backups, am besten mehrmals am Tag,
- Regeln (Policies), mit denen der Nutzer definieren kann, welche Daten gesichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden sollen (Retention),
- die Wahlmöglichkeit, wo welche Daten gesichert werden, etwa auf Microsoft Azure, Amazon S3 oder im Rechenzentrum des Nutzers,
- eine einfache Skalierung der Backup-Kapazitäten,
- die granulare Wiederherstellung von Microsoft-365-Daten, etwa einzelnen Mailboxen, Teams-Kanälen, Aufgabenlisten,
- ein flexibles Restoring von Content und Konversationen auf Offline-Speicherressourcen,
- leistungsstarke Suchfunktionen, um bestimmte Daten in Backup-Dateien zu finden,
- Dashboards, Monitoring- und Reporting-Funktionen sowie E-Mail-Benachrichtigungen, um stets den Überblick über den Status von Backup- und Restore-Vorgängen zu haben,
- eine Verschlüsselung von Daten mit dem eigenen Azure-Keyvault-Encryption-Key sowie ein Schutz vor Cyber-Attacken mit Ransomware,
- die Option für End-User, eigenständig Daten wiederherzustellen, etwa mit Unterstützung virtueller Assistenten wie dem Avepoint-Virtual-Assistant,
- die Möglichkeit, von Nutzern generierten Content zu finden, auszuwählen und zu löschen. Dies erfordert das „Recht auf Vergessenwerden“ laut Artikel 17 der EU-Datenschutzgrundverordnung, etwa wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.
Fazit
Backup von Microsoft-365 – ja, unbedingt! Aber bitte weder mit einem aufwendigen Do-it-yourself-Ansatz noch mit SaaS-Angeboten, die nur teilweise tauglich sind. Kosten- und zeitsparender ist es, auf eine ausgereifte Cloud-to-Cloud-Backup-Lösung zurückzugreifen. Sie lässt sich an die individuellen Anforderungen von Microsoft-365-Nutzern anpassen und bietet einen optimalen Schutz der Daten. Und dieser wird immer wichtiger, besonders durch die wachsende Zahl von Cyber-Angriffen auf Unternehmensdaten.
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