Ab dem 18. April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber wie Länder und Kommunen in der Lage sein, alle eingehenden Rechnungen im Wert von mehr als 1.000 Euro elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten. Mit dem eRechnungsgesetz führt der Staat einen technologieneutralen E-Invoicing-Standard ein.
Zusammengefasst bedeutet das: Alle Rechnungen müssen den IT-Standard „XRechnung“ erfüllen. Dieser Standard ist XML-basiert; andere Datenaustauschstandards sind ebenfalls erlaubt, sofern sie den Anforderungen der EU entsprechen. Die Rechnung sollte die Echtheit der Rechnungsherkunft garantieren. Der Rechnungsinhalt muss zudem veränderungsfrei und lesbar sein.
Das neue Gesetz bringt erhebliche Einsparungen – sowohl für den Staat als auch für die Unternehmen. Die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Rechnungen sowie die Einführung neuer Prozesse sind allerdings häufig mit viel Aufwand verbunden. Zudem fehlt die Stringenz, da alle Bundesländer die Möglichkeit haben, abweichende Regelungen einzuführen.
Automatische Übernahme und medienbruchfreie Verarbeitung
Das Softwareunternehmen Unit4 hat eine spezielle Lösung entwickelt, mit der sich elektronische Rechnungen (mit und ohne Bestellung) verarbeiten und alle Daten vollautomatisch übernehmen lassen. Außerdem werden die Rechnungen nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)“ für die vorgeschriebenen zehn Jahre sicher archiviert.
Um die Echtheit der Rechnungsherkunft zu garantieren, stellt Unit4 die Lieferantenerkennung flexibel mit Hilfe von verschiedenen Mechanismen sicher – etwa anhand einer Global-Location-Number (GLN), einer IBAN oder einer Umsatzsteuer-ID.
Die Unit4-Lösung unterstützt darüber hinaus die Arbeitsabläufe für die innerbetrieblichen Kontrollen: Die in das System übernommene Rechnung durchläuft einen elektronischen, individuell konfigurierbaren Workflow und wird den berechtigten Personen zur Bearbeitung und Freigabe automatisch zugeleitet. Alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über ihre zu erfüllenden Aufgaben, das Kontrollverfahren ist sichergestellt und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Weiterhin wird so die Bearbeitungszeit von eingehenden Rechnungen nicht nur verkürzt, sondern es wird auch die Einhaltung von Fristen, wie Fälligkeiten und Skonto, sichergestellt.
Die Buchung des Belegs kann direkt nach der Freigabe ohne manuellen Eingriff als Bestandteil des Workflows erfolgen. Elektronische Rechnungen mit einem Bezug auf eine Bestellnummer können damit – wenn so gewünscht – dunkel verbucht werden, nur bestehende Differenzen werden dann zur Bearbeitung geleitet. Selbstverständlich können neben dem elektronischen Import eingehende Rechnungen auch weiterhin manuell erfasst werden; diese durchlaufen ebenfalls den Freigabeworkflow.
Ausgangsrechnungen in elektronischer Form lassen sich direkt aus dem Finanzsystem erzeugen und mit Anhängen versenden: „Sie werden binär eingebettet in das XRechnungs-XML-Format oder als Anhang im PDF/A des ZUGFeRD-Formates. Damit lassen sich sowohl Medienbrüche als auch Bearbeitungsfehler durch Mitarbeiter vermeiden“, erklärt Jochen Wießler, Managing Director für die DACH-Region bei Unit4. „Mit unserer Lösung wird ein stringenter Prozess etabliert, um E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren.“
Die Zukunft des eRechnungsgesetzes
Bisher betrifft die neue Regel vor allem öffentliche Einrichtungen. Vorraussichtlich ab November 2021 werden dann auch Lieferanten und Dienstleister in die Pflicht genommen, ausgehende Rechnungen an die öffentliche Hand ab einem Betrag von 1.000 Euro elektronisch zu erstellen. Zusätzlich wurde für die Übermittlung von Rechnungen an die Bundesverwaltung das zentrale Rechnungsportal des Bundes (ZRE) eingerichtet. Öffentliche Auftraggeber, die darüber ihre Rechnung im Format XRechnung übermitteln, müssen allerdings dafür sorgen, dass eine Leitweg-ID vorliegt.
Zur Umsetzung der neuen Regelungen bleibt nicht mehr viel Zeit. Unit4 erleichtert den Einrichtungen und Betrieben die Umstellung auf die eRechnung und unterstützt bei der Etablierung der entsprechenden Prozesse. Das Unternehmen verfügt über einschlägige Erfahrungen mit der eRechnung: Derzeit arbeitet es bereits an zehn Einführungsprojekten für die öffentliche Hand.
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