New-Work, Digital-Office, elektronische Akten – spätestens seit Corona streben Unternehmen nach digitalen Lösungen, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. Doch weniger Papierakten bedeuten nicht weniger Pflichten: Auch digitale Akten unterliegen gesetzlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Archivierung. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) entlasten Unternehmen und archivieren elektronische Akten gesetzeskonform und revisionssicher. Gleichzeitig bieten DMS-Lösungen wie Enaio des ECM-Softwareexperten Optimal Systems einen sicheren, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente.
Eine digitale Ablageform entlastet Unternehmen in vielerlei Hinsicht: Ressourcen, Fehlerquote und Kosten werden mit digital archivierten Dokumenten deutlich reduziert. Denn je größer der Aktenbestand und je länger die Aufbewahrungszeit, desto mehr Platz und Budget sind erforderlich. Elektronische Speichermedien überzeugen hier in allen Punkten. Zudem profitieren alle Mitarbeiter von einem schnelleren und einfacheren Zugriff auf Informationen, wodurch sie interne und externe Anfragen effizient beantworten können. Auch das Wissensmanagement im Unternehmen macht sich diesen Vorteil zunutze. „Wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen, bleiben über das DMS abgelegte Daten transparent und sicher für neue Mitarbeiter erhalten“, hebt Sven Kaiser, Chief Marketing Officer bei Optimal Systems, den Effizienzgewinn eines digitalen Archivs hervor.
Alles im Griff – mit DMS und digitalem Archiv
Bilder: Optimal Systems
Eine weitere Optimierung der Unternehmensprozesse schafft die Kombination aus Dokumentenmanagementsystem (DMS) und digitalem Archiv. Weniger Medienbrüche bedeuten weniger Suchaufwand und somit mehr Zeit fürs Kerngeschäft. So etabliert etwa die DMS-Lösung Enaio von Optimal Systems effiziente Prozesse in allen Unternehmensbereichen, indem es die komplette Aktenverwaltung inklusive Archivierung übernimmt. „Die Software speichert alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente zentral in der digitalen Vorgangsakte. Sie digitalisiert Papierdokumente und stellt sie zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung“, erklärt Kaiser. Tagesgeschäft und Archiv werden so von einer einzigen Lösung abgedeckt. Unternehmen nutzen damit eine zentrale und revisionssichere Ablage, die alle Daten schützt und trotzdem verfügbar hält.
Digitale Lösung erleichtert Archivierung und Aufbewahrung
Der Gesetzgeber regelt Archivierung und Aufbewahrung für Unterlagen in Papier- und digitaler Form. Letzteres mit den Richtlinien der GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), dem Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) sowie der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO). Darunter fallen Bücher und Aufzeichnungen, Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie geschäftsrelevante E-Mails. In der Regel gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs oder zehn Jahren. Ob digitalisiert oder in Papierform: Die Revisionssicherheit muss immer gewährleistet sein. „Sei es die Ordnung unstrukturierter Dateien oder die Einhaltung kritischer Fristen – der Überblick bleibt stets erhalten“, beschreibt Kaiser das Lifecycle-Management mit Enaio. Eine professionelle Archivierungslösung entlastet Unternehmen, übernimmt die meisten Schritte automatisiert – und schont damit Ressourcen für betriebsrelevante Aufgaben.
Bestimmungen zur revisionssicheren Archivierung
- Vollständig:
Archivierte Dokumente müssen vollständig und sicher sein.
- Ordnungsgemäß:
Jedes Dokument muss ordnungsgemäß archiviert werden. Dabei gelten je nach Dokumententyp unterschiedliche Vorgaben.
- Rechtzeitig:
Die Archivierung muss auf dem schnellsten Weg erfolgen.
- Unveränderlich:
Jedes Dokument muss in der ursprünglichen und unveränderbaren Form archiviert werden.
- Benutzerrechte:
Zum Schutz vertraulicher Informationen ist ein Berechtigungskonzept für die archivierten Dokumente notwendig.
- Zugangssicherheit:
Jedes Dokument muss innerhalb einer angemessenen Frist wiederauffindbar und reproduzierbar sein.
- Aufbewahrungsfrist:
Die jeweilige Frist eines Dokuments muss eingehalten werden. Innerhalb der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen alle Dokumente einsehbar sein.
- Aktivitätenprotokoll:
Jede Aktivität im Archiv muss sauber dokumentiert werden.
- Prozessüberprüfung:
Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit den gesamten Archivierungsprozess überprüfen können.
- Grundsatzordnung:
Jede Migration und Änderung am Archivsystem muss nach den oben genannten Grundsätzen ausgeführt werden.
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