Eine neue internationale Studie von Barco ClickShare offenbart, warum zahlreiche Meetings ineffizient sind und welche Auswirkungen dies auf die Produktivität in Deutschland und weltweit hat.
Die globale Umfrage unter 2.250 Führungskräften aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, den USA und den Vereinigten Arabischen Emiraten untersuchte die Meeting-Erfahrungen im Arbeitsalltag. In einem weiteren wissenschaftlichen Experiment mit einer Gruppe von leitenden Mitarbeitern wurden die Reaktionen in gewöhnlichen Besprechungssituationen mit Hilfe der EEG-Hirnkartierungstechnik analysiert.
Die Ergebnisse weisen auf eine Reihe von Problemen hin, die bei Mitarbeitern weltweit zu Abwesenheit, Ablenkung und Irritationen führen. Faktoren wie technische Probleme, das Vorhandensein von Essen, die Sitzordnung oder das Fehlen ansprechender Inhalte können eine signifikante negative Wirkung auf die Effektivität von Meetings haben.
Was für Ablenkung sorgt
Viele Befragte glauben, dass Meetings entweder schlecht organisiert oder im schlimmsten Fall sinnlos sind. Fast ein Drittel der Teilnehmer weltweit meint, dass weniger als die Hälfte ihrer Meetings nützlich ist, 20% sind sogar schon einmal während einer Besprechung eingenickt.
Abgesehen vom Inhalt sorgen externe Faktoren für besonders viel Ablenkung bei Mitarbeitern. 59% der befragten Führungskräfte berichten, dass bereits die Anzahl der Meetings pro Tag einen Einfluss auf ihre Aufmerksamkeit hat. Über 86% der deutschen Befragten irritiert es, wenn Teilnehmer zu spät kommen und 43% können Besprechungen nicht mehr folgen, wenn Kollegen während des Meetings über Privates sprechen.
Weltweit lassen sich Mitarbeiter jedoch besonders stark durch das Lesen von E-Mails oder die Nutzung sozialer Medien ablenken. Mehr als 70% der Befragten gaben an, ihre E-Mails regelmäßig während Meetings zu lesen, 37% nutzen soziale Netzwerke. Die Deutschen verhalten sich in dieser Hinsicht im Konferenzraum vorbildlich und lassen sich kaum durch Technik ablenken. Lediglich 18% öffnen ihr E-Mail-Postfach und nur 13% schenken sozialen Netzwerken ihre Aufmerksamkeit.
Technische Probleme
Ein einflussreicher Faktor, um das Engagement in Meetings positiv zu beeinflussen, ist Technologie. 67% der Befragten sind regelmäßig davon irritiert, wenn es zu technischen Problemen in Meetings kommt. Es gab deutliche Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern. Deutsche Mitarbeiter lassen sich am wenigsten von technischen Problemen ablenken, während 55% der Teilnehmer aus den Vereinigten Arabischen Emiraten ihren Fokus verlieren, sobald die Technik ausfällt. 4 von 10 Teilnehmern haben sogar das Gefühl, dass sich dies auf ihr Engagement auswirkt. Folglich kann sich Technologie, wenn sie richtig angewendet wird, positiv auf das Engagement und die Produktivität auswirken: 72% der Teilnehmer meinen, dass sie während einer Präsentation engagierter sind, wenn multimediale Inhalte eingebunden sind.
Sonderfaktor Essen
Die Studie zeigt, dass das Vorhandensein von Essen ebenfalls einen Einfluss auf das Engagement während Meetings hat. Mehr als die Hälfte der Befragten gab zu, nur wegen des Essens an Besprechungen teilzunehmen. Während die Hirnkartierung zu dem Ergebnis kommt, dass die Stimmung der Teilnehmer durch das Vorhandensein von Nahrung verbessert wird, sagte fast ein Drittel der befragten Geschäftsleute, dass sie bei Meetings von Essen abgelenkt wurden.
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