Rund 2.000 HR-Tickets monatlich wickelt die Abteilung HR-Services von SV Schweiz pro Monat mit der Service-Management-Lösung von Matrix42 ab. Alle administrativen HR-Prozesse werden abgedeckt – von der Vertragserstellung bis zur Abwicklung von Mitarbeiter-Austritten. Durch das Pionierprojekt profitiert das Unternehmen von einem automatisierten, schnellen HR-Service bei gleichzeitig höherer Transparenz.
In der Vergangenheit schickten 320 SV-Betriebe ihre Aufträge per E-Mail an die zuständigen HR-Assistants, wo sie dann dezentral bearbeitet wurden. Daher entstand die Idee, die Prozesse und deren Abwicklung zu optimieren. Die beiden Projektverantwortlichen, Silke Wesling, HR Services Manager, und Nadine Zahner, Team Lead Administration, verfügen beide über IT-Know-how und hatten das Ziel, eine für die HR optimale Lösung zu realisieren. „Wir haben uns zunächst die Prozesse genau angeschaut, – sowohl die internen als auch jene Richtung Betriebe, um sie dann besser gestalten zu können“, erklärt Silke Wesling. Nach Abschluss dieser Vorarbeiten fiel die Entscheidung zugunsten Matrix42 aus. Die IT-Abteilung des Unternehmens war bereits dabei, das Service-Management in der IT einzuführen.
40 HR-Prozesse mit Service-Management optimiert
Im Sommer 2016 startete die Implementierung. Seit 1. Februar 2017 wird operativ mit dem System gearbeitet. Das gesamte Projekt wurde von der HR-Services-Abteilung selbst, mit Unterstützung durch Matrix42, abgewickelt. Mit insgesamt 40 Prozessen – von der Vertragserstellung über Vertragsänderungen, Abwicklung von Versicherungsleistungen bis hin zum Austritt – wurde der gesamte HR-Administration-Lifecycle im System durch Workflows abgebildet. Nadia Bischof, Geschäftsführerin Matrix42 Helvetia AG: „In diesem Projekt wurden ausschliesslich von der HR-Abteilung Business-Workflows in IT übersetzt – eine absolute Neuheit und ein Riesenerfolg, über den ich mich sehr freue.“
Arbeitsteilung und laufende Optimierung
Nadine Zahner hat sich im Zuge der Umsetzung um die Gestaltung der Benutzeroberfläche gekümmert, während Silke Wesling die zu implementierenden Prozesse zunächst optimiert, dann dokumentiert und dann an Matrix42 zur Implementierung weiter gegeben hat. Die Feinjustierung erfolgte kontinuierlich. Zwei HR-Assistants testeten die Prozesse nach der Implementierung und nach einem sechswöchigen Pilotbetrieb mit ausgewählten Betrieben von SV Schweiz wurden weitere Optimierungen durchgeführt. Kurz vor der Einführung wurde das System allen Anwendern in Schulungen nahe gebracht, sodass der operative Betrieb problemlos starten konnte.
2000 Tickets verarbeitet SV Schweiz mit der Matrix42-Lösung monatlich
Gleichzeitig mit Matrix42 wurde für die SV Betriebe ein Single-Point of Contact eingeführt, den Restaurant-Manager nun nutzen können, wenn sie telefonisch Unterstützung oder Informationen von HR Services benötigen. Rund 2000 Tickets bearbeitet die Abteilung monatlich mit dem neuen System. „Unsere Ziele haben wir erreicht. Wir sind standardisierter, transparenter und unser Team kann alle Aufträge gezielt bearbeiten, ohne durch eine Flut von E-Mails und Telefonaten ständig unterbrochen zu werden“, erläutert Wesling. „Wir haben das Projekt mit viel Motivation, Einsatz und Kreativität umgesetzt, ohne dass unser operatives Geschäft darunter leiden musste. Die kompetente und stets flexible Unterstützung durch Chris Sunico hat wesentlich zum Gelingen dieses Projekts beigetragen.“
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