Tipps um die Meeting-Frustation zu vermeiden

frogs-1364215_1920Wer nach einer Telefonkonferenz schnell die übernommenen Aufgaben abarbeitet, bewegt sich in die richtige Richtung und kommt schneller zum Ziel.

Telefon- und Videokonferenzen sind inzwischen zu einem regelmäßigen Teil des täglichen Geschäftsalltags geworden. Daher ist es auch nicht verwunderlich, wenn die Anzahl der Telefonkonferenzen von Woche zu Woche und von Jahr für Jahr ansteigt. Nach einer Studie von #Research Now aus dem Jahr 2015, die die persönlichen und gesellschaftlichen Gewohnheiten der Benutzer im Umgang mit Telefonkonferenzen untersucht, sagten 68 Prozent der Befragten, dass sie an bis zu fünf Telefonkonferenzen pro Woche teilnehmen. Weitere 20 Prozent der Befragten nutzen die Conference-Calls bis zu zehn Mal pro Woche.

Warum haben wir so viele Telefonkonferenzen?

Die Motivation hinter fast jeder Telefonkonferenz ist der Glaube daran, dass man die Geschäftsprozesse durch eine direkte Kommunikation schneller vorantreiben kann. Arbeitet man im Vertrieb, will man schneller zum Abschluss kommen. Im Projektmanagement will man seine Projekte ohne Verzögerung schneller voranbringen.

Da die Mitarbeiter und Teams in den Unternehmen sich heute nicht mehr an einem Standort, sondern über viele Lokationen verteilt bzw. auch mobil arbeiten, sind Telekommunikationskonferenzen inzwischen der de facto Weg, um alle Mitarbeiter miteinander zu verbinden und über die jeweiligen Aktivitäten und Fortschritte im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Inzwischen hat sich jedoch in den Unternehmen die neue Krankheit „Meetingitis“ extrem ausgebreitet. Unsere Aktivitätskalender weisen eine endlose Reihe an Telefon- oder #Videokonferenzen auf. Jedes dieser Meeting ist für sich sehr wichtig, dessen Bedeutung verschwimmt jedoch in eine Reihe von undefinierbaren Konferenzen.

Trotz der besten Absichten ist es nicht ungewöhnlich, dass viele Telekommunikationskonferenzen sehr undiszipliniert ablaufen. Oft fehlt eine wirkliche Agenda und die Teilnehmer wissen nicht genau, was während des Meetings besprochen werden soll. Nach dem Meeting werden vom jeweiligen Meeting-Leiter die Entscheidungen oder Diskussionspunkte nicht klar und deutlich veröffentlicht. Daher ist es kein Wunder, dass viele Teilnehmer nur eine vage Vorstellung oder ein unklares Verständnis von den Zielen und den nächsten Schritten verfügen.

Die Durchführung von effektiven Meetings ist jedoch kein Hexenwerk. Wir sollten nur einige wenige wichtige Kriterien beachten:

  • Man sollte dafür sorgen, dass nur die richtigen Leute zum Meeting eingeladen werden,
  • eine klar strukturierte Agenda und klare Ziele erleichtern die Arbeit und sorgen dafür, dass die Teilnehmer auf dem richtigen Pfad bleiben,
  • Alle nicht zur Agenda gehörenden Themen müssen konsequent ausgelagert und sollten separat besprochen werden,
  • Am Ende des Meetings sollten die nächsten Schritte und die jeweiligen Aufgaben (von wem und bis wann diese zu erledigen sind) vereinbart werden.
  • Nach dem Meeting sollte so schnell wie möglich ein Protokoll veröffentlicht werden. Dieses hält alle besprochenen Punkte, die Vereinbarungen und die jeweiligen Aufgaben fest.

In der Realität werden diese wichtigen Regeln von einigen Mitarbeitern besser als andere umgesetzt und halten sich diszipliniert an deren Vorgaben. Inkonsequenzen bei der Umsetzung einer strikten Disziplin führt zu Unklarheiten und behindert ein schnelles voranschreiten in Richtung des eigentlichen Ziels.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Die Effizienz und die Konsistenz von #Telekommunikationskonferenzen lässt sich inzwischen durch kleine Technologiehelfer erheblich verbessern. Viele moderne Meeting-Produkte verfügen inzwischen über entsprechende Komponenten die den Leiter des Meetings auf Basis bewährten Praktiken durch das Meeting führt. Auch an das notwendige Meeting-Protokoll und die zu vereinbarenden „nächsten Schritte“ können die Systeme selbstständig erinnern. Diese kleinen Technologiehelfer lösen zwar nicht alle Probleme, aber ordnen die Meeting-Struktur, wenn wieder einmal eine Konferenz die andere Konferenz jagt und für die notwendige Dokumentation zu wenig Zeit übrig bleibt.

Viele Meeting-Lösungen enthalten inzwischen eine Funktion, die als „Call-End-E-Mail“ bezeichnet wird. Diese Funktion fasst nicht nur zusammen, wer an dem Treffen teilgenommen hat, welche Entscheidungen während des Meetings getroffen und welche nächsten Schritte beschlossen wurden. In die Call-End-E-Mail können auch Artefakte des Meetings integriert werden, die dazu beitragen, dass das Projekt zwischen Meetings voran kommt und sichergestellt wird, dass sich die Teilnehmer vor der nächsten Konferenz auf die Arbeitsschwerpunkte vorbereiten können. Als Artefakte bezeichnet man alle unterstützenden Besprechungsdateien oder Links, die den Teilnehmer nützliche Information zur Verfügung stellen. Dies können Tagesordnungen, Präsentationen oder Dokumente sein, die während der Besprechung besprochen werden, oder Links zu freigegebenen Ordnern oder externen Ressourcen (beispielsweise Google Docs, Salesforce.com, usw.). Ein weiteres Meeting-Artefakt könnte auch eine Aufzeichnung der Besprechung sein.

Der Inhalt der #Call-End-E-Mail können von den Meeting-Teilnehmern in anderen Werkzeugen (Projektmanagement, Workflow und Business-#Collaboration) genutzt werden. Darüber hinaus können auf Basis einer automatisierten Call-End-E-Mail auch die abwesenden #Meeting-Teilnehmer des jeweiligen Arbeitskreises über die getroffenen Entscheidungen informiert werden.

Fazit

Wer nach einer Telefonkonferenz schnell die übernommenen Aufgaben abarbeiten kann, bewegt sich in die richtige Richtung und kommt schneller zum Ziel. Die meisten Unternehmen verfügen inzwischen über mehrere Werkzeuge bzw. Anwendungen zur Realisierung von #Audio- und Videokonferenzen. Als Leiter einer Arbeitsgruppe sollte man sich mit den von den Werkzeugen bereitgestellten Zusatzfunktionen beschäftigen und herausfinden, welche Hilfsmittel bereitstehen um frustrierende Meeting-Situationen zu vermeiden.

#Netzpalaver