Die Industrie versucht uns die Unified-Communications-Lösungen mit den Argumenten „effizientere Zusammenarbeit“ und „bessere Kommunikation“ zu verkaufen. Dabei wird argumentiert, dass die angebotenen Lösungen die Telefonie- und Web Conferencing-Kosten sowie die Remote-Mitarbeiter wirksam an das Unternehmen binden und Reisekosten drastisch senken. Stimmen diese Verkaufsargumente oder müssen diese Aussagen kritisch hinterfragt werden?
Eine aktuelle Umfrage von Dimensional Research zum Thema Anforderungen an Lync ergab, dass die Unternehmen Microsoft aus folgenden Gründen installierten:
- 80 Prozent der Befragten erhoffte sich Einsparungen bei den Reisebudgets,
- 76 Prozent der Befragten erhoffte sich eine Reduzierung der Web- und Telekonferenzkosten,
- 66 Prozent der Befragten erhoffte sich eine Reduzierung der Raumkosten für Meetings,
- 55 Prozent der Befragten erhoffte sich Einsparungen bei den traditionellen Telefoniekomponenten (beispielsweise Tischtelefone) und
- 36 Prozent der Befragten erhoffte sich Einsparungen im Bereich der Kosten für E-Mails.
Dieses Wunschkonzert der Anforderungen an die installierten UC-Systeme lässt sich in der Praxis jedoch nicht quantifizieren, da mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht wissen, ob diese das gewünschte Ergebnis erreicht haben.
Die Umfrage von Dimensional Research bestätigt, dass knapp 70 Prozent der Unternehmen, die Microsoft-Lync installiert haben, nicht die erzielten Kosteneinsparungen quantifizieren können. Dies deutet darauf hin, dass die Berechnung der Kostenersparnisse von UC-Lösungen schwierig ist.
Die größte Herausforderung bei der Bestimmung der UC-Kosteneinsparungen besteht in der Darstellung vergleichbarer Kosten der bestehenden nicht-UC-Anlage, der Telefon-, Reise- und Raumkosten. Die Ermittlung dieser Zahlen ist aus folgenden Gründen relativ schwierig:
- Bestehenden Kosten der klassischen Telefonanlage und der anderen Kostenfaktoren lassen sich in der Praxis nicht ausreichend granular darstellen und können beim Kostenvergleich nicht als objektive Zahlen genutzt werden.
- Meist werden die unterschiedlichsten Kosten in einen Topf geworfen und einem Geschäftssegment als Allgemeinkosten zugeordnet.
- Viele der bestehenden Telefonkosten werden durch das Verhalten der Mitarbeiter gesteuert. Durch neue UC-Funktionen werden neue Kommunikationsmöglichkeiten ausgeschöpft. Wie diese Verhaltensänderung der Mitarbeiter zu Quantifizieren ist, lässt sich nicht eindeutig festlegen.
Trotz dieser Herausforderungen ist es möglich, ein ungefähres Verständnis der Kosteneinsparungen einer UC-Lösung zu gewinnen. Anhand von drei Schritten kann ermittelt werden, welche Kosten eine UC-Lösung dem Unternehmen einspart. Der Fokus dieses Vergleichs liegt auf den laufenden Nutzungskosten anstelle der Bereitstellungskosten. Die Kapitalkosten für die Bereitstellung einer UC-Lösung müssen ebenfalls bei einem objektiven Kostenvergleich berücksichtigt werden. Letzteres wird in der Regel durch die verfügbaren Budgets bestimmt und weniger durch die möglichen Kosteneinsparungen über die Lebensdauer einer UC-Lösung.
Schritt 1: Messen
